Freiwilligenmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin Datum, Programm und Teilnehmerprofil fest. Plane dabei feste Zeitfenster für Präsentationen und Workshops ein, damit sich Stände und Programmpunkte nicht überschneiden.
• Versende Einladungen und Anmeldeformular frühzeitig und setze eine Anmeldefrist von etwa zwei Wochen vor dem Markt. Prüfe danach Kontaktdaten, Ernährungswünsche und die endgültige Zahl der Aussteller.
• Bestätige Standbetreiber spätestens sieben Tage vor dem Termin und teile jedem Stand einen festen Platz im Marktplan zu. So kannst du Marktstände, Tische, Stühle und Partyzelte passend verteilen.
• Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone, Laptops und Verlängerungskabel am Vortag. Lade Tablets und Kartenterminals vollständig auf und stelle Ladestationen dort bereit, wo sie gebraucht werden.
• Bereite Kaffee- und Teepunkt sowie Getränke am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass vor. Kühle Getränke rechtzeitig, fülle Thermoskannen und stelle Tassen, Gläser, Teller und Besteck an den vorgesehenen Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Reservierungen und die Ansprache lokaler Organisationen solltest du mindestens vier Wochen Puffer einplanen.

Wann sollte ich die Einladungen für einen Freiwilligenmarkt verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf ungefähr zwei Wochen vor der Veranstaltung. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen und Aussteller einzuteilen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Freiwilligenmarkts?

Plane mindestens zwei bis drei Stunden für Marktstände, Tische, Beschilderung, Technik und den Kaffee- und Teepunkt ein. Bei vielen Workshops oder mehreren Zelten ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll.

Was muss ich am Tag vor dem Freiwilligenmarkt prüfen?

Kontrolliere am Vortag den Marktplan, die Standbestätigungen, Namensschilder, Präsentationsmaterial und die Technik. Lade Geräte auf und lege Kabel, Mikrofone und Lautsprecher nach Einsatzort bereit.

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