Checklist para organizar un mercado de voluntariado

Un mercado de voluntariado necesita más coordinación que un evento con puestos convencionales: hay que conectar a organizaciones, participantes, expositores y voluntarios. Empieza fijando la fecha, el programa y el perfil de las personas que quieres atraer. Después, ordena las inscripciones, asigna los puestos y confirma permisos, reservas y necesidades técnicas. Esta checklist también contempla lo que suele quedar para el último momento: señalización, acreditaciones, bebidas frías, café y puntos de carga.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Escribir el texto de invitación
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a organizaciones locales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Planificar presentaciones y talleres
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Crear un plano del mercado
2 personas
Reclutar voluntarios para las tareas
2 personas
Publicar la información de acceso
Publicar el programa
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señalización
Reunir material de presentación
2 personas
Comprobar la lista de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar el programa
Guiar talleres
3 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Retirar materiales
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Secar y clasificar los materiales
3 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 16
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Proyector
Pantalla para proyector
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Catering

Filtros de cafeteracant. 150
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Papeleracant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 12

Información

Paneles informativoscant. 12
Pizarrascant. 6
Soportes de presentacióncant. 24
Portanombrescant. 100
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Portadocumentoscant. 6

Compras

Café
Café descafeinado
Té negro
Té de hierbas
Té verde
Chocolate caliente
Leche semidesnatada
Leche de avena
Leche para café
Azúcar blanco
Edulcorantes
Cola
Cola Zero
Naranja
Té helado
Spa Blauw
Spa Rojo
Zumo de manzana
Zumo de naranja
Limones
Menta fresca
Manzanas
Plátanos
Uvas
Mandarinas
Pepinos
Tomates cherry
Zanahorias
Pimientos
Hummus
Queso crema
Queso joven
Queso de cabra
Fiambre de jamón
Fiambre de pechuga de pollo
Pan integral
Panecillos blancos
Panecillos integrales
Bollos sin gluten
Mantequilla de nata
Margarina
Mermelada de fresa
Mantequilla de cacahuete
Fideos de chocolate
Mayonesa
Kétchup
Mostaza
Patatas fritas de pimiento
Patatas fritas naturales
Nachos
Cacahuetes con sal
Tortitas de arroz
Barritas de muesli
Galletas
Brownies
Mini muffins
Pasas
Almendras
Sal
Pimienta
Aceite de oliva
Vinagre balsámico
Ajo
Albahaca
Servilletas de papel
Papel de cocina
Papel higiénico
Bolsas de basura
Bolsas de basura grandes
Lavavajillas
Limpiador multiusos
Limpiacristales
Desinfectante
Jabón de manos
Gel desinfectante para manos
Esponjas
Paños de microfibra
Papel de aluminio
Film transparente
Papel de horno

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para que las organizaciones locales respondan y para corregir los datos de inscripción.
Pide en el formulario nombre, organización, preferencias dietéticas y necesidades técnicas. Comprueba los datos de cada participante antes de asignar los puestos.
Asigna los puestos cuando termine la primera ronda de inscripciones y envía un plano actualizado. Reserva también espacio para presentaciones, talleres, catering y circulación.
Comprueba permisos, reservas y acceso como mínimo 14 días antes. Publica la información de llegada y el programa para que expositores y voluntarios sepan dónde deben estar.
Prepara la parte técnica y de atención el día anterior: prueba proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables y terminales de pago. Enfría las bebidas y deja listo el punto de café y té antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de voluntariado?: Calcula entre 6 y 8 semanas. Las primeras 2 semanas sirven para fijar fecha, programa y participantes; reserva las 2 últimas para confirmar permisos, puestos, equipos y voluntarios.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a las organizaciones?: Envíalas al menos 4 semanas antes del mercado. Fija una fecha límite de inscripción entre 10 y 14 días antes para poder comprobar datos y asignar puestos sin prisas.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja preparados los carteles, las tarjetas de nombre, el plano, el material de presentación y la distribución de los puestos. Prueba los equipos y enfría las bebidas al menos 12 horas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el montaje y la recepción?: Como referencia, cuenta con 1 voluntario por cada 10 participantes durante la recepción y con un equipo adicional de 3 a 4 personas para montar puestos, señalización y equipos. Ajusta la cifra si hay talleres o varias zonas.

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