Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige bevestiging van deelnemers. Leg eerst datum, programma en doelgroep vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, standhouders en workshops. Controleer vooraf vergunningen, reserveringen en de bereikbaarheid van de locatie. In de laatste week draait het vooral om plattegrond, naamkaartjes, bewegwijzering, techniek, catering en een bemand koffie- en theepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Uitnodigingstekst schrijven
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Lokale organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Standhouders indelen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Presentaties en workshops plannen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Vrijwilligers voor taken werven
2 personen
Bereikbaarheid publiceren
Programma publiceren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Cateringlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Standhouders herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Programma aankondigen
Workshops begeleiden
3 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Materialen innemen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen drogen en sorteren
3 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto’s delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 24
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Beamerdoek
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Koffiezetfiltersaantal 150
Suikerkommenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Koelmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Informatie

Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Presentatiestandaardsaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandrollenaantal 8
Schrijfmappenaantal 6

Boodschappen

Koffie
Cafeïnevrije koffie
Zwarte thee
Kruidenthee
Groene thee
Warme chocolademelk
Halfvolle melk
Havermelk
Koffiemelk
Kristalsuiker
Zoetjes
Cola
Cola Zero
Sinas
Ice tea
Spa Blauw
Spa Rood
Appelsap
Sinaasappelsap
Citroenen
Verse munt
Appels
Bananen
Druiven
Mandarijnen
Komkommers
Cherrytomaten
Wortels
Paprika’s
Hummus
Roomkaas
Jonge kaas
Geitenkaas
Achterham
Kipfiletbeleg
Volkorenbrood
Witte broodjes
Volkoren broodjes
Glutenvrije broodjes
Roomboter
Margarine
Aardbeienjam
Pindakaas
Hagelslag
Mayonaise
Ketchup
Mosterd
Paprikachips
Naturelchips
Tortillachips
Zoute pinda’s
Rijstwafels
Mueslirepen
Koekjes
Brownies
Mini-muffins
Rozijnen
Amandelen
Zout
Peper
Olijfolie
Balsamicoazijn
Knoflook
Basilicum
Papieren servetten
Keukenpapier
Toiletpapier
Afvalzakken
Vuilniszakken groot
Afwasmiddel
Allesreiniger
Glasreiniger
Desinfectiemiddel
Handzeep
Handgel
Sponsjes
Microvezeldoeken
Aluminiumfolie
Vershoudfolie
Bakpapier

Tips

Maak de plattegrond pas definitief nadat alle standhouders zijn bevestigd. Reserveer per organisatie een marktkraam of tafel en houd ruimte vrij voor looproutes, presentaties en workshops.
Plan presentaties en workshops met vaste begin- en eindtijden. Test beamer, beamerdoek, luidsprekers, microfoons en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf op de juiste plek.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en controleer de cateringlijst opnieuw zodra de inschrijving sluit. Zet koffie, thee en water op een vaste plek en koel dranken vooraf in koelboxen.
Print naamkaartjes en bewegwijzering vóór de opbouwdag, niet op de ochtend zelf. Maak daarnaast de bereikbaarheid openbaar met route-informatie en praktische informatie over parkeren of openbaar vervoer.
Wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, techniek, catering en opruimen. Geef elke vrijwilliger uiterlijk een week vooraf een taak, starttijd en contactpersoon, zodat niet alles bij één organisator terechtkomt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vrijwilligersmarkt organiseren en uitnodigingen versturen?: Leg datum en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de eerste uitnodigingen daarna meteen, zodat lokale organisaties tijd hebben om zich aan te melden en hun stand voor te bereiden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor marktkramen, tafels, bewegwijzering, techniek en catering. Laat techniek en presentatiemateriaal uiterlijk 1 uur voor de opening testen.
Wanneer moet ik standhouders voor een vrijwilligersmarkt bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 2 weken voor de markt. Vraag dan ook hun definitieve gegevens, eventuele workshopinformatie en benodigde apparatuur op, zodat de plattegrond nog tijdig kan worden aangepast.
Wat moet ik de dag voor een vrijwilligersmarkt controleren?: Controleer de plattegrond, vergunningen, naamkaartjes, bewegwijzering, catering en alle techniek 1 dag vooraf. Zet dranken koud, laad laptops en tablets op en leg verlengkabels, stekkerdozen en microfoonstandaards klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.