Checklist pour organiser une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme, le lieu et les autorisations, puis les inscriptions, les bénévoles et le matériel. Prévoyez ensuite l’accueil des visiteurs, la signalétique et les activités, sans oublier les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à suivre les 76 tâches du projet et à rassembler les 77 fournitures nécessaires, des tables aux badges nominatifs et aux plats étiquetés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’accès
Réserver le mobilier
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les bénévoles
Répartir les services des bénévoles
Confirmer les animateurs d’activités
Vérifier les autorisations et les accords
Inspecter le lieu à l’avance
2 personnes
Élaborer le plan d’aménagement
2 personnes
Concevoir la signalétique
Mettre en page les flyers du programme
Préparer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les feuilles d’information
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Composer les caisses de stockage
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Étiqueter les allergènes sur les plats
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le matériel et les câbles
2 personnes
Recharger les appareils
Vérifier les prévisions météo
Préparer une alternative en intérieur
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Installer les espaces d’activités
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les visiteurs vers les activités
3 personnes
Encadrer l'activité créative
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Fournir les informations
3 personnes
Encadrer les enfants pendant les activités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Servir le dernier tour
2 personnes
Faire un signe amical aux visiteurs au revoir
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’activité
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ranger les données des participants en sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs à buffetqté 8
Corbeilles à painqté 6
Présentoirs à gâteauxqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plaques de fourqté 6
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4
Panneaux d’affichageqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 4

Matériel de sport

Baby-foot
Set de planches de cornhole
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Jeuxqté 12
Nappes pour table de bricolageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 3
Poubellesqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Informations

Accueil
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 150
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux de menuqté 6
Bacs à prospectusqté 8
Braceletsqté 150

Courses

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : les visiteurs doivent connaître les horaires, les activités et les modalités d’accès. Gardez une version imprimée pour l’accueil et une version affichée sur place.
Inspectez le lieu au moins 7 jours avant l’ouverture. Vérifiez l’accès, la circulation, l’emplacement des tables et chaises, les zones d’activités, les stocks et la signalétique.
Confirmez les bénévoles et leurs services au plus tard 3 jours avant l’événement. Prévoyez des personnes distinctes pour l’accueil, les inscriptions, l’orientation et le réassort du buffet.
Préparez les badges, la liste des visiteurs et les feuilles d’information la veille. Placez-les près de l’entrée avec les stylos, les porte-manteaux et les indications vers chaque activité.
Faites les courses en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais la veille. Étiquetez les allergènes sur chaque plat et contrôlez les boissons, la vaisselle et les glacières avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les animateurs, le mobilier et les invitations.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez la liste des visiteurs, les badges nominatifs, les feuilles d’information et une signalétique visible dès l’entrée. Installez le point d’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Combien de temps avant faut-il confirmer les bénévoles ?: Confirmez les bénévoles au plus tard 3 jours avant la journée portes ouvertes. Envoyez à chacun son créneau, sa mission et l’endroit où il doit se présenter, puis prévoyez un briefing de 15 minutes sur place.
Quand préparer le buffet et les produits frais ?: Achetez les produits frais la veille et préparez les en-cas le jour même, en respectant les temps de conservation. Sortez les boissons, les bacs à glaçons et les plats environ 30 minutes avant le début, puis vérifiez les étiquettes d’allergènes.

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