Checklist d’organisation d’un marché de militaria

Un marché de militaria demande surtout une préparation précise des exposants, des emplacements et de l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur le plan des stands, les informations pratiques, la caisse et la signalétique. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, contrôler la sécurité et refroidir les boissons avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Rédiger les conditions pour les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Enregistrer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations aux visiteurs
Diffuser les informations de stationnement
Confirmer les réservations
Imprimer la liste des exposants
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les numéros de stand
2 personnes
Préparer les bracelets et la caisse
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l’argent liquide
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Tester la caisse
2 personnes
Tester le terminal de paiement
2 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
4 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
3 personnes
Informer le personnel de restauration
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vendre des boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les allées
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Accompagner les exposants à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Faire la caisse
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Contacter les exposants après l’événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de marchéqté 40
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 30
Tabouretsqté 8
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 6
Vitrinesqté 4
Chariots de transportqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caisse
Tiroir-caisse
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Lampes de pocheqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Mètres rubansqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 40
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’entrée
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 45
Pincesqté 80
Cordeqté 100
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 400
Billets d’entréeqté 400
Brochures d’informationqté 400
Plateaux pour espècesqté 3
Étiquettes de prixqté 500
Porte-numéros de tableqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Louchesqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Conteneur à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20

Conseils

Publiez les conditions exposants avant l’ouverture des inscriptions : indiquez les dimensions des emplacements, l’horaire d’installation et les besoins en tables, chaises ou vitrines.
Attribuez les emplacements plusieurs jours avant le marché et préparez un numéro de stand pour chaque exposant. Imprimez aussi une liste actualisée afin que l’accueil puisse répondre rapidement aux demandes.
Envoyez les informations de stationnement et d’accès au moins 7 jours avant l’événement. Ajoutez un panneau d’entrée et des panneaux de direction visibles depuis l’arrivée sur le site.
Préparez séparément la caisse, les terminaux de paiement, les rallonges et les chargeurs mobiles. Vérifiez le matériel la veille et récupérez l’argent liquide avant le début de l’accueil.
Arrivez assez tôt pour installer les tables et les chaises, placer les panneaux et effectuer le contrôle de sécurité. Remplissez les glacières et refroidissez les boissons avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de militaria ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et les conditions exposants sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Gardez ensuite une période d’au moins 2 semaines pour relancer les exposants et compléter les emplacements.
Quand attribuer les stands aux exposants ?: Attribuez les emplacements 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir enregistré les exposants et recueilli leurs besoins alimentaires ou matériels. Envoyez ensuite le numéro du stand, l’horaire d’installation et les consignes d’accès.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de militaria ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public pour acheminer le matériel, installer les tables et les chaises, poser la signalétique et contrôler la sécurité. Ajoutez du temps si les tentes, vitrines ou portants doivent être montés sur place.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de militaria ?: Vérifiez la liste des exposants, les numéros de stand, les panneaux, la caisse, les terminaux de paiement, les rallonges et les batteries. Faites aussi les courses, récupérez l’argent liquide et placez les boissons au frais si possible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.