Checklist para organizar un mercado de militaria sin olvidos

Un mercado de militaria necesita más que mesas y expositores confirmados. Antes de abrir, debes cerrar la distribución, comunicar las condiciones, preparar los números de puesto y comprobar cómo entrarán los visitantes y las mercancías. Esta checklist reúne el trabajo desde las primeras reservas hasta el control de seguridad, el montaje y la apertura. También presta atención a lo que suele quedar para el último momento: aparcamiento, preferencias dietéticas, efectivo, bebidas frías y señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Redactar las condiciones para expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Registrar a los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar información para visitantes
Difundir la información de aparcamiento
Confirmar las reservas
Imprimir la lista de expositores
Preparar señales de ruta
2 personas
Crear números de stand
2 personas
Dejar listas las pulseras y la caja
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger efectivo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar mesas
6 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Numerar los stands
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Probar la caja registradora
2 personas
Probar el terminal de pago
2 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Indicar a los expositores su ubicación
4 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Instruir al personal de entrada
3 personas
Dar instrucciones al personal de catering
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vender bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la recepción de entrada
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Acompañar a los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Contar la caja
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de mercadocant. 40
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 30
Taburetescant. 8
Mostrador de entrada
Percheroscant. 6
Vitrinascant. 4
Carros de transportecant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 2
Caja registradora
Cajón de caja
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores móvilescant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Linternas de manocant. 6
Cajas de herramientascant. 2
Martillocant. 2
Destornilladorescant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Cintas métricascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Carteles con número de standcant. 40
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Cartel de entrada
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 45
Abrazaderascant. 80
Cuerdacant. 100
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Pulserascant. 400
Entradascant. 400
Folletos informativoscant. 400
Bandejas para efectivocant. 3
Etiquetas de preciocant. 500
Portanúmeros de mesacant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Cucharonescant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 4
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Contenedor de residuoscant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 6
Paños de limpiezacant. 20

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y la distribución antes de abrir las inscripciones. Indica cuántos puestos caben, dónde estarán las mesas y qué zonas deben quedar libres para el paso y la seguridad.
Envía las condiciones a los expositores junto con la invitación y confirma sus reservas por escrito. Recoge también las preferencias dietéticas con antelación, no durante el montaje.
Prepara los números de puesto, la lista de expositores y las señales de ruta antes del día del mercado. Imprime copias suficientes para la entrada, el equipo de organización y las zonas de carga.
Revisa los pagos y la comunicación al menos un día antes: datáfonos cargados, caja con efectivo, cargadores móviles y walkie-talkies listos. No des por hecho que habrá suficientes enchufes; comprueba los alargadores, regletas y baterías.
Planifica el montaje con una hora de llegada claramente fijada. Lleva primero las mesas, carpas, vitrinas y carros de transporte; después coloca sillas, carteles, iluminación, neveras y bebidas para que el control de seguridad no se haga con el público entrando.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de militaria?: Empieza a confirmar la fecha, la ubicación y las condiciones de los expositores al menos 6-8 semanas antes. Abre las inscripciones después de definir la distribución y deja cerrada la lista de puestos varios días antes del mercado.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un mercado de militaria?: Confirma las reservas entre 7 y 14 días antes, cuando ya puedas asignar los espacios de los puestos. Envía entonces el número de stand, la información de aparcamiento y las instrucciones de llegada.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deja impresas la lista de expositores, las señales de ruta, los números de stand y los carteles de entrada y programa. Comprueba también la compra, recoge el efectivo, carga los datáfonos y enfría las bebidas con tiempo.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercado?: Reserva como mínimo 2-3 horas para descargar, montar mesas y carpas, colocar sillas y vitrinas, instalar la iluminación y señalizar el recorrido. Añade 30 minutos para el control de seguridad y una revisión final antes de abrir.

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