Militaria-Markt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Militaria-Markt steht und fällt mit einer klaren Aufteilung der Standflächen und rechtzeitig bestätigten Ausstellern. Plane zuerst Datum und Ort, öffne danach die Anmeldung und halte Ernährungs- und Parkinformationen fest. In der letzten Woche zählen gedruckte Listen, Standnummern und Wegweiser; am Veranstaltungstag brauchst du außerdem eine funktionierende Kasse, gekühlte Getränke und erreichbare Helfer. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Ausstellerbedingungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen veröffentlichen
Parkinformationen verteilen
Reservierungen bestätigen
Liste der Standbetreiber drucken
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Standnummern erstellen
2 Personen
Armbänder und Kasse bereitlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeld abholen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Tische aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Kasse testen
2 Personen
EC-Karten-Terminal testen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Aussteller zum Stand führen
4 Personen
Ausstellende anmelden
2 Personen
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Einlasspersonal instruieren
3 Personen
Cateringpersonal instruieren
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke verkaufen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeestation auffüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Eingangsbereich schließen
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Aussteller verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Wegweiser entfernen
2 Personen
Kasse zählen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Materialien zurückbringen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Aussteller im Nachgang benachrichtigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarkttischeAnz. 40
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 30
HockerAnz. 8
Eingangsbereich
KleiderständerAnz. 6
VitrinenschränkeAnz. 4
TransportwagenAnz. 4

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
Kasse
Kassenlade
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
Megafon
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
HandlampenAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
HammerAnz. 2
SchraubendreherAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
MessbänderAnz. 2
SackkarrenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
Eingangsschild
ProgrammschilderAnz. 4
TischdeckenAnz. 45
KlemmenAnz. 80
SeilAnz. 100
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
ArmbänderAnz. 400
EintrittskartenAnz. 400
InformationsbroschürenAnz. 400
BargeldschälchenAnz. 3
PreisschilderAnz. 500
TischnummernhalterAnz. 40

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 20

Tipps

Lege die Standaufteilung fest, bevor du Standplätze bestätigst. So kannst du Tische, Klapptische, Vitrinen und Kleiderständer passend zu den tatsächlichen Anmeldungen einplanen.
Verschicke Ausstellerbedingungen zusammen mit der Einladung und öffne die Anmeldung anschließend offiziell. Bestätige Reservierungen erst, wenn Kontaktdaten, Platzbedarf und Ernährungswünsche erfasst sind.
Bereite mindestens einen vollständigen Satz Standnummern, Wegweiser und ein Eingangsschild vor. Ein zusätzlicher Satz pro Bereich hilft, falls Schilder beim Aufbau beschädigt werden oder schlecht sichtbar hängen.
Prüfe Kasse, Kassenlade und Kartenlesegeräte spätestens am Vortag. Lade mobile Ladegeräte auf und lege Bargeld, Verlängerungskabel und Funkgeräte gemeinsam an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Kühle Getränke früh genug und fülle die Kühlboxen vor dem Transport. Öffne die Location mit einer Sicherheitskontrolle, bevor Tische und Stühle aufgestellt werden; so bleiben Fluchtwege und Kabel sichtbar.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Militaria-Markt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerbedingungen. Öffne die Anmeldung danach und plane die Standvergabe spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt.
Was muss eine Militaria-Markt-Checkliste enthalten?: Sie sollte mindestens Ausstelleranmeldung, Standaufteilung, Besucher- und Parkinformationen, Kasse, Beschilderung, Einkauf, Transport und Aufbau enthalten. Für den Veranstaltungstag gehören außerdem Sicherheitskontrolle, Getränke und ein Ansprechpartner für die Helfer dazu.
Wann sollten Standnummern und Wegweiser fertig sein?: Erstelle Standnummern, Eingangsschild und Wegweiser spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Markt. Drucke in diesem Zeitraum auch die Liste der Standbetreiber, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Militaria-Markts?: Plane für das Aufstellen von Markt- und Klapptischen, Stühlen, Beschilderung und Kassenbereich mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Eine Sicherheitskontrolle sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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