Organiser un marché de la Fête du Roi sans rien oublier

Un marché de la Fête du Roi demande surtout une bonne coordination entre les vendeurs, le lieu et la logistique. Commence par fixer le programme, les horaires et les autorisations, puis attribue les emplacements avant de commander le mobilier et le catering. Le plan des stands doit aussi prévoir les prises, les câbles, les passages et les déchets. Les derniers jours servent à confirmer les informations, préparer la monnaie, imprimer la signalétique et répartir le matériel par zone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept et le programme du marché
2 personnes
Confirmer le lieu et les horaires du marché
Demander les autorisations nécessaires
Vérifier l’assurance et les règles de sécurité
Contacter les exposants et vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations et les informations sur le marché
2 personnes
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
Attribuer les emplacements de vente aux vendeurs
2 personnes
Collecter les coordonnées des vendeurs
Recueillir les besoins alimentaires pour le traiteur
Élaborer le plan des stands à l’échelle
2 personnes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Finaliser la liste de courses
Réserver des tables et des chaises
Réserver des tentes de réception et des parasols
Organiser la collecte des déchets
Vérifier les toilettes et les points de lavage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo et le plan de secours
Envoyer les dernières informations aux vendeurs
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les boissons et les produits frais
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Imprimer les numéros de stalles et la signalétique
Trier les matériaux par poste de travail
3 personnes

Événement

Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Réceptionner et vérifier les livraisons
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les stands par emplacement de vente
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Préparer les boissons bien fraîches
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers leurs emplacements
3 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Ravitaillement des toilettes et des points de lavage
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres et dégagées
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier les stocks de catering
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes de la restauration
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Rassembler les matériaux utilisés
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le comptoir de restauration
2 personnes
Balayer et nettoyer le site
3 personnes
Démonter les tentes et les parasols
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
Retirer les câbles d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu propre
2 personnes
Informer les vendeurs des objets trouvés
Gérer les factures et les cautions
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Parasolsqté 4
Nappesqté 14
Poids de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Caissesqté 20

Décoration

Fanions orangeqté 10
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban décoratifqté 6
Numéros des boxesqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Glacièresqté 6
Caissesqté 3
Distributeurs automatiquesqté 2
Batteries externesqté 4
Mégaphones manuelsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6
Assiettes de serviceqté 20
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Tapis de planche à découperqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermoboxesqté 4
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Trousse de premiers secours
Pinces à déchetsqté 4
Gants de travailqté 12

Catering

Courses
Étiquettes de prixqté 40
Panneaux de menuqté 4
Carte des allergènesqté 4

Conseils

Fixe les horaires et le plan du marché au moins 4 semaines à l’avance. Les vendeurs doivent connaître leur emplacement, les heures d’installation et les règles d’accès avant de confirmer leur présence.
Demande les autorisations et vérifie l’assurance dès que le lieu est confirmé, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Prévois aussi les règles de sécurité, les toilettes et les points de lavage.
Établis un plan des stands à l’échelle avant de réserver les tables, les tentes et les parasols. Indique les passages, les sorties, les prises électriques et les chemins de câbles pour éviter les installations improvisées.
Calcule le catering à partir du nombre de vendeurs, d’organisateurs et de visiteurs attendus. Réfrigère les boissons et les produits frais la veille, et prévois des glacières pour le transport et le maintien au frais.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis envoie les dernières informations aux vendeurs. Prépare séparément la caisse, la monnaie, les numéros de stands, les panneaux et le matériel de chaque poste pour gagner du temps le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la Fête du Roi ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, demander les autorisations et recruter les vendeurs. Les inscriptions et le plan des stands devraient être finalisés environ 2 semaines avant le marché.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux vendeurs ?: Attribue les emplacements 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir reçu les besoins électriques et alimentaires. Envoie ensuite à chaque vendeur son numéro de stand, ses horaires d’installation et les règles d’accès.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de la Fête du Roi ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour les 2 premières heures, puis ajuste selon la durée et la météo. Ajoute une marge de 10 à 15 % et garde les boissons au frais dans des glacières ou des réfrigérateurs.
Que faut-il vérifier la veille du marché ?: Vérifie la météo, les tentes, les tables, les chaises, les câbles, les toilettes et la collecte des déchets. Prépare aussi la monnaie, les panneaux, les numéros de stands et les sacs de matériel par zone au plus tard la veille au soir.

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