Checklist para organizar un Mercado de Koningsdag

Organizar un Mercado de Koningsdag requiere coordinar vendedores, puestos, permisos y servicios antes de abrir. Empieza por definir el programa, confirmar el lugar y tramitar las autorizaciones; después puedes cerrar las inscripciones y distribuir los puestos. En los últimos días se concentran el montaje, la señalización, el catering, los cobros y la preparación frente al mal tiempo. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no olvides detalles como los pesos de las carpas, las rutas de cables o el cambio en caja.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto y el programa del mercado
2 personas
Confirmar la ubicación y los horarios del mercado
Solicitar los permisos necesarios
Comprobar el seguro y las normas de seguridad
Contactar con los expositores y vendedores
2 personas
Enviar las invitaciones y la información del mercado
2 personas
Procesar las inscripciones de los vendedores
2 personas
Asignar puestos de venta a los vendedores
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los vendedores
Recopilar necesidades dietéticas para el catering
Diseñar la distribución del puesto a escala
2 personas
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Cerrar la lista de compras
Reservar mesas y sillas
Reservar carpas y sombrillas
Coordinar la recogida de residuos
Comprobar los aseos y los puntos de lavado
2 personas
Comprobar la previsión meteorológica y el plan alternativo
Enviar la última información a los vendedores
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas y los productos refrigerados
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Imprimir números de puestos y señalización
Clasificar los materiales por puesto de trabajo
3 personas

Evento

Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
Recibir y comprobar las entregas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir los puestos por punto de venta
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Acompañar a los vendedores a sus puestos
3 personas
Probar los puntos de pago
2 personas
Reponer los baños y puntos de lavado
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias y despejadas
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar el stock de catering
Encender la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta de catering
2 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas

Seguimiento

Recoger materiales usados
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el mostrador de catering
2 personas
Barrer y limpiar el recinto
3 personas
Desmontar las tiendas y las sombrillas
4 personas
Apilar mesas y sillas
3 personas
Retirar los cables eléctricos con seguridad
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Dejar el recinto limpio
2 personas
Informar a los vendedores sobre los objetos perdidos
Gestionar facturas y acuerdos de depósito
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Sombrillascant. 4
Mantelescant. 14
Pesos para carpascant. 24
Percheroscant. 4
Cajonescant. 20

Decoración

Guirnaldas naranjascant. 10
Banderas de Países Bajoscant. 6
Globos naranjascant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta decorativacant. 6
Números de puestocant. 12
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de cajacant. 3
Cajeros automáticoscant. 2
Baterías externascant. 4
Megáfonos de manocant. 2
Linternascant. 4
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 100
Cuencoscant. 50
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Tijerascant. 6
Platos de servircant. 20
Jarrascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas térmicascant. 4
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Pinzas para residuoscant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras
Etiquetas de preciocant. 40
Carteles del menúcant. 4
Carta de alérgenoscant. 4

Consejos

Cierra el plano de los puestos antes de reservar mesas, sillas y carpas. Marca cada puesto con un número y deja definidos los pasillos, las entradas y los puntos de electricidad para evitar cambios durante el montaje.
Envía a cada vendedor la información final al menos 7 días antes. Incluye horario de llegada, número de puesto, necesidades eléctricas, normas de seguridad y qué debe traer por su cuenta.
No dejes la electricidad para el último día: calcula la longitud de los cables, coloca regletas y protege los cruces con alfombrillas. Comprueba también que las baterías externas y las lámparas LED estén cargadas.
Haz el cálculo del catering separando vendedores, equipo y visitantes previstos. Recoge las necesidades dietéticas antes de cerrar la compra y enfría las bebidas y los productos refrigerados con tiempo suficiente para servirlos fríos.
Prepara una caja por punto de cobro con cambio y comprueba los medios de pago antes de abrir. Agrupa la señalización, los números de puesto y el material por zona para que el montaje no dependa de encontrar cada pieza en cajas mezcladas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Koningsdag?: Empieza al menos 8 semanas antes para definir el programa, confirmar el lugar, solicitar permisos y contactar con vendedores. Reserva carpas, mobiliario y servicios en cuanto tengas una previsión del número de puestos.
¿Cuándo debo enviar la información final a los vendedores?: Envíala como mínimo 7 días antes del mercado. Reenvía un recordatorio 24 horas antes con el horario de montaje, el número de puesto, el acceso y cualquier cambio por la previsión meteorológica.
¿Cuántos vasos y bebidas necesito para el mercado?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el total a la duración y al tiempo previsto. Añade vasos reutilizables, agua y una reserva para el equipo y los vendedores.
¿Qué debo preparar si llueve el día del Mercado de Koningsdag?: Define el plan alternativo al menos 3 días antes y comunícalo a vendedores y equipo. Comprueba que cada carpa tenga pesos adecuados, que los cables estén protegidos y que las zonas de lavado y los aseos sigan siendo accesibles.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.