Organiser un marché de l’art : la checklist complète

Un marché de l’art réussi repose sur une organisation précise, bien avant l’ouverture des portes. Il faut confirmer les horaires, recruter les artistes, suivre les inscriptions et attribuer chaque emplacement avant de préparer la salle. Le parcours des visiteurs, les informations pratiques et les moyens de paiement doivent être prêts plusieurs jours à l’avance. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 68 fournitures nécessaires, de la première invitation au rangement du matériel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Inviter les artistes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des artistes
Attribuer les numéros de table
2 personnes
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Préparer les informations de stationnement
Créer le programme et le plan
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Préparer les listes de prix
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer le comptage des invités
Vérifier les moyens de paiement
2 personnes
Changer l'argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Couper et regrouper les impressions
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Répartir les stands par artiste
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse et le comptoir de paiement
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Accompagner les artistes vers les tables
3 personnes
Présenter les travaux en toute sécurité
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Donner des informations à l’entrée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Fournir les informations de vente
2 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Mettre en sécurité les recettes en espèces
2 personnes
Soutenir les artistes
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
Finaliser la vente
2 personnes
Enregistrer le départ des artistes
3 personnes
Emballer les œuvres en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Transférer les articles invendus
2 personnes
Compter et enregistrer les recettes
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 24
Tabouretsqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 4
Casques audioqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de bureauqté 10

Décoration

Banderoles du marché d’artqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Vases décoratifsqté 8
Cadres photoqté 12
Chevaletsqté 12
Socles en plastiqueqté 6

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8

Bureau

Panneaux d’informationqté 6
Numéros de tableqté 20
Badges nominatifsqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Marqueursqté 12
Bracelets en papierqté 150
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Panneaux de paiementqté 20
Brochures du programmeqté 150
Plansqté 150
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Gants de travail en cotonqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Raclettes de solqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations aux artistes avec une date limite d’inscription claire. Prévoyez ensuite quelques jours pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires.
Dessinez le plan des stands avant d’attribuer les numéros de table. Gardez des passages suffisamment larges pour les visiteurs et repérez séparément les tables, chaises, portants, chevalets et socles à acheminer.
Préparez le programme, le plan, les listes de prix et les badges nominatifs au moins 3 jours avant le marché. Coupez et regroupez les impressions par zone ou par personne pour éviter les recherches à l’accueil.
Testez les paiements, les rallonges, les multiprises et l’éclairage la veille. Prévoyez aussi de la petite monnaie et vérifiez que les lampes LED, lampes de bureau et batteries rechargeables couvrent les stands moins éclairés.
Établissez le planning des bénévoles avec des créneaux d’au moins 2 heures. Le jour J, confiez à une personne le comptage des invités et à une autre l’accueil, pendant que les boissons sont refroidies et les en-cas préparés avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché réunissant plusieurs artistes. Les 2 dernières semaines servent surtout à finaliser les inscriptions, le plan des stands, les impressions, les bénévoles et le matériel.
Quand faut-il inviter les artistes pour un marché de l’art ?: Envoyez les invitations environ 8 semaines avant la date prévue, avec une échéance d’inscription fixée 4 à 5 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des artistes et d’attribuer les emplacements.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de l’art ?: La veille, nettoyez le lieu, vérifiez l’agencement, testez les branchements et regroupez le matériel par zone. Refroidissez les boissons et préparez les impressions, les badges, les listes de prix et la petite monnaie avant le jour J.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de l’art ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et le comptage, 1 pour la coordination des artistes et 1 pour la logistique pendant l’installation. Pour une ouverture de 4 heures, organisez des rotations sur des créneaux de 2 heures afin de maintenir ces postes couverts.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.