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Kunstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Künstler und Tische. Du musst Standflächen planen, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen, Besucher durch den Raum führen und Bezahlung sowie Verpflegung rechtzeitig organisieren. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerliste. In den letzten Tagen zählen vor allem Drucksachen, Bargeld, gekühlte Getränke und der Transport aller Materialien zum Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Künstler einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerliste aktualisieren

  • Tischnummern zuweisen

    2 Personen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Route für Besucher festlegen

    2 Personen

  • Parkinformationen vorbereiten

  • Programm und Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen

  • Preisliste vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Gästezählung vorbereiten

  • Bezahlmöglichkeiten prüfen

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Drucksachen schneiden und bündeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Stände nach Künstlern einteilen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Künstler zu den Tischen begleiten

    3 Personen

  • Exponate sicher aufstellen

    4 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Am Eingang informieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische ordentlich halten

    2 Personen

  • Verkaufsinformationen bereitstellen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Bargeldeinnahmen sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Künstler unterstützen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Besucher über Schließung informieren

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Künstler auschecken

    3 Personen

  • Werkstücke sicher verpacken

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Unverkaufte Artikel übergeben

    2 Personen

  • Einnahmen zählen und erfassen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 24
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • AkkusAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6
  • SchreibtischlampenAnz. 10

Dekoration

  • Kunstmarkt-BannerAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Dekorative VasenAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 12
  • StaffeleienAnz. 12
  • KunststoffsockelAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlmattenAnz. 8

Büro

  • InfotafelnAnz. 6
  • TischnummernAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 24
  • StifteAnz. 12
  • PapierarmbänderAnz. 150
  • KassenAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • ZahlungsschilderAnz. 20
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • PläneAnz. 150
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • TackerAnz. 3
  • SeilrollenAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 200
  • Baumwoll-ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • PutzeimerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • BesenAnz. 3
  • BlechdosenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standaufteilung und Tischnummern erst fest, wenn die Künstlerliste weitgehend vollständig ist. Zeichne anschließend einen Lageplan mit Besucherroute, Ein- und Ausgang sowie ausreichend Platz zwischen den Ständen.
  • Plane für jeden Aussteller eine klare Standfläche und beschrifte Tischnummern sowie Namensschilder spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Markt. So vermeidest du hektisches Nachsortieren beim Aufbau.
  • Bereite Programm, Lageplan und Parkinformationen in ausreichender Zahl vor und bündele die Drucksachen am Vortag. Besucher suchen diese Informationen meist direkt am Eingang.
  • Prüfe die Bezahlmöglichkeiten mindestens 3 Tage vorher: Kartenterminals laden, Akkus einpacken und ausreichend Wechselgeld besorgen. Ein einzelnes Terminal ohne Ersatzlösung kann bei vielen Verkäufen schnell zum Engpass werden.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und plane Snacks anhand der erwarteten Gästezahl. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Mehrweggeschirr sowie Verlängerungskabel gehören spätestens am Abend vor dem Markt an einen kontrollierten Lade- und Transportplatz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen an Künstler. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standaufteilung und Besucherinformationen weitgehend feststehen.
Wie plane ich die Stände auf einem Kunstmarkt?
Erstelle nach Anmeldeschluss einen maßstabsnahen Raumplan und ordne jedem Künstler eine Tischnummer zu. Plane mindestens eine klare Besucherroute sowie freie Bereiche für Eingang, Programm und Bezahlung ein.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kunstmarkt?
Lege das Wechselgeld nach den erwarteten Barverkäufen und den häufigsten Preisstufen fest, nicht nur nach der Gästezahl. Prüfe die Kasse spätestens am Vortag und trenne Wechselgeld, Einnahmen und private Kassen.
Was muss am Tag vor dem Kunstmarkt erledigt sein?
Am Vorabend sollten Drucksachen gebündelt, Getränke gekühlt, Akkus geladen und alle Materialien für den Transport bereitgestellt sein. Kontrolliere außerdem Lageplan, Künstlerliste, Helferplan und die Funktionsfähigkeit der Kartenterminals.

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