Kunstmarkt organiseren: een complete checklist

Een kunstmarkt staat of valt met een duidelijke indeling en een planning die vóór de opbouw begint. Leg eerst datum, tijden, locatie en deelname van kunstenaars vast. Daarna werk je de kraamindeling, bezoekersroute, communicatie en betaalmogelijkheden uit. In de laatste week draait het vooral om printwerk, vrijwilligers, boodschappen en het verzamelen van alle materialen. Gebruik de checklist hieronder om niets te vergeten en om op de dag zelf rustig te kunnen opbouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden bevestigen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarslijst bijwerken
Tafelnummers toewijzen
2 personen
Kraamindeling tekenen
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Parkeerinformatie voorbereiden
Programma en plattegrond maken
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Gastentelling voorbereiden
Betaalmogelijkheden controleren
2 personen
Contant geld wisselen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Printwerk snijden en bundelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Kramen per kunstenaar indelen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa en betaaltafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars naar tafels begeleiden
3 personen
Werkstukken veilig opstellen
4 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatie bij de entree geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels netjes houden
2 personen
Verkoopinformatie verstrekken
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Contante opbrengst veilig opbergen
2 personen
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
Verkoop afronden
2 personen
Kunstenaars uitchecken
3 personen
Werkstukken veilig inpakken
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Onverkochte spullen overdragen
2 personen
Opbrengst tellen en registreren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Krukjesaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinautomatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 4
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 10

Decoratie

Kunstmarktbanierenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve vazenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Schilderezelsaantal 12
Kunststof sokkelsaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 8

Kantoor

Infobordenaantal 6
Tafelnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 24
Stiftenaantal 12
Papieren polsbandjesaantal 150
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Betaalbordjesaantal 20
Programmaboekjesaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Katoenen werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling zodra de kunstenaarslijst redelijk compleet is. Wijs tafelnummers toe en teken looppaden, zodat je later niet opnieuw hoeft te schuiven met marktkramen, klaptafels en stoelen.
Regel betalingen uiterlijk een week vooraf. Test pinautomaten, controleer verlengkabels en stekkerdozen en wissel contant geld voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Plan de bezoekersroute vóór je de plattegrond en parkeerinformatie maakt. Houd bij de ingang ruimte vrij voor ontvangst en laat tussen de kramen voldoende doorgang voor bezoekers en materialen.
Verzamel dieetwensen en tel gasten enkele dagen voor de markt opnieuw. Koel dranken op tijd en gebruik serveerschalen, herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek pas na controle van de aantallen.
Maak printwerk niet op het laatste moment. Snijd en bundel prijslijsten, naamkaartjes, programma’s en plattegronden uiterlijk één dag vooraf; neem ook een bijgewerkte kunstenaarslijst mee naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kunstenaars. Plan de kraamindeling en communicatie ongeveer 3 tot 4 weken voor de markt en rond printwerk en boodschappen in de laatste week af.
Hoeveel ruimte heb ik nodig per kraam op een kunstmarkt?: Reken minimaal 2 meter breedte per tafel of kraam en houd daarnaast ongeveer 1 tot 1,5 meter vrije doorgang aan. Meet de zaal na voordat je de tafelnummers en definitieve indeling maakt.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen 8 tot 10 weken vooraf. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken en bevestig daarna deelname, tafelnummers en praktische informatie in één bijgewerkte kunstenaarslijst.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Voor een kleine markt is één vrijwilliger bij ontvangst en één persoon voor praktische hulp tijdens de opbouw een bruikbaar minimum. Bij meer dan ongeveer 20 kunstenaars plan je daarnaast minstens één extra aanspreekpunt voor betalingen, routevragen en voorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.