Checklist para organizar un mercado de arte

Organizar un mercado de arte exige coordinar artistas, puestos, visitantes y montaje en un orden claro. Esta checklist reúne 70 tareas y 68 materiales para controlar desde la fecha y la distribución de la sala hasta los pagos, las bebidas y la limpieza final. Empieza cerrando la ubicación y el horario; después confirma artistas e inscripciones y termina con un plan detallado para el montaje. Así evitarás que falten información para visitantes, iluminación, cambio o cables el día del mercado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Invitar a artistas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de artistas
Asignar números de mesa
2 personas
Dibujar la distribución de los puestos
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Preparar la información de aparcamiento
Crear el programa y el plano
2 personas
Publicar publicaciones en redes sociales
Preparar listas de precios
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Preparar el recuento de invitados
Comprobar métodos de pago
2 personas
Cambiar efectivo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cortar y agrupar el material impreso
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Distribuir los puestos por artista
4 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la caja y la mesa de cobro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Guiar a los artistas a las mesas
3 personas
Colocar las obras de forma segura
4 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar información en la entrada
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
Proporcionar información de ventas
2 personas
Procesar pagos
2 personas
Guardar de forma segura el efectivo recaudado
2 personas
Apoyar a los artistas
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
Cerrar la venta
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
3 personas
Empaquetar los trabajos de forma segura
4 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar los artículos no vendidos
2 personas
Contar y registrar los ingresos
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 30
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Mantelescant. 24
Taburetescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajeros automáticoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 4
Auricularescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de escritoriocant. 10

Decoración

Banderas para el mercado de artecant. 4
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Jarrones decorativoscant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Caballetes de pinturacant. 12
Pedestales de plásticocant. 6

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8

Oficina

Carteles informativoscant. 6
Números de mesacant. 20
Tarjetas de nombrecant. 30
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Rotuladorescant. 12
Pulseras de papelcant. 150
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Señalización de pagocant. 20
Programascant. 150
Planoscant. 150
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Rollos de cuerdacant. 4
Bridascant. 200
Guantes de trabajo de algodóncant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de la sala antes de asignar los números de mesa. Dibuja la ruta de visitantes y deja pasos suficientemente amplios para que puedan detenerse frente a los puestos sin bloquear la circulación.
Confirma a cada artista al menos 14 días antes y actualiza la lista después de cada respuesta. Con esa cifra podrás preparar el plano, las tarjetas con nombres y el programa sin rehacerlos a última hora.
Envía el programa y el plano entre 3 y 5 días antes del mercado. Incluye aparcamiento, horarios, métodos de pago y cualquier indicación para encontrar los puestos; son datos que muchos visitantes buscan cuando ya están de camino.
Comprueba los pagos y prepara el cambio el día anterior. Prueba los cajeros, las baterías recargables, los cables alargadores y las regletas antes de cargar el material, no cuando los puestos ya estén montados.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Recoge las preferencias dietéticas antes de comprar los aperitivos para no tener que improvisar opciones el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, la sala y los artistas. Reserva las dos últimas semanas para inscripciones, plano, programa, compras y turnos de voluntarios.
¿Cuándo debo confirmar a los artistas del mercado de arte?: Pide una confirmación definitiva como mínimo 14 días antes. Actualiza la lista de artistas y el plano después de cada cambio para evitar mesas vacías o números duplicados.
¿Cuándo se prepara el plano y el programa del mercado?: Prepara una primera versión 10 días antes, cuando ya conozcas la mayoría de los puestos. Envía la versión final entre 3 y 5 días antes, junto con la ruta de visitantes y la información de aparcamiento.
¿Cuándo hay que montar los puestos de un mercado de arte?: Lleva los materiales al lugar y empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de abrir. Reserva al menos 30 minutos adicionales para probar la iluminación, los pagos, las bebidas y la señalización.

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