Concert de Noël : la checklist pour tout organiser

Un concert de Noël demande une coordination précise entre les artistes, la salle, l’équipe technique et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les autorisations, les inscriptions et la logistique. Les détails souvent oubliés sont les droits musicaux, les besoins alimentaires, le rangement des manteaux et le stockage des boissons au frais. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 72 fournitures nécessaires, dans l’ordre où les préparer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
Commander des compositions florales
Commander les brochures du programme
Réserver le matériel technique
Vérifier les droits musicaux
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
Recevoir les programmes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

Libérer le sol de la salle
3 personnes
Monter la scène et la piste
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le sapin de Noël
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le concert
3 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Distribuer les manteaux
2 personnes
Finaliser le catering
3 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes

Suivi

Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Éléments de podiumqté 6
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 40
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 10
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Pieds de microqté 30
Tabouret de piano
Lutrin
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Gradateurs à câbleqté 2
Guirlandes de Noëlqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Illuminations du sapin de Noëlqté 2
Couronnes de Noëlqté 4
Branches de pin vertesqté 10
Bougies LEDqté 24
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Verres doseursqté 2
Boîtes de rangementqté 10
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Bureau

Brochures du programmeqté 140
Badges nominatifsqté 30
Stylos à billeqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 4
Chemises à pinceqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le programme, les artistes et le chef d’orchestre avant d’envoyer les invitations : garde idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer la salle, les autorisations et la technique.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixe une date limite 10 à 14 jours avant le concert. Transmets ensuite le nombre final au traiteur.
Prévois l’accueil dès le plan de salle : un vestiaire avec portants, cintres et porte-manteaux évite les manteaux posés sur les chaises et réduit les bouchons à l’entrée.
Fais vérifier les sorties de secours, l’assurance et les droits musicaux au moins 3 semaines avant le concert. Ces points sont difficiles à corriger la veille.
Le jour J, imprime le déroulé, les badges nominatifs et les informations destinées aux artistes. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et teste chaque microphone, câble et moniteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de Noël ?: Commence 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le programme, les artistes, le chef d’orchestre, la salle, les autorisations et l’assurance.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un concert de Noël ?: Vérifie la capacité, la répartition des sièges, les sorties de secours, l’espace scénique, le vestiaire et les branchements électriques au moins 3 semaines avant. Fais un test technique complet avant l’ouverture des portes.
Que préparer le jour même d’un concert de Noël ?: Prépare le déroulé imprimé, les badges, les programmes, le plan de salle et les informations pour les artistes avant l’arrivée du public. Prévois au moins 2 heures pour installer les chaises, la scène, les micros, l’éclairage et les boissons.

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