Checklist para organizar un Concierto de Navidad

Organizar un Concierto de Navidad requiere coordinar música, público, sala y recepción sin dejar decisiones para la última semana. Esta checklist reúne 73 tareas y 72 elementos, desde fijar la fecha y confirmar a los artistas hasta preparar el sonido, las sillas, los programas y las bebidas. Sigue el plan por fases: primero cierra el programa y la sede, después gestiona invitados y proveedores, y reserva los últimos días para comprobar equipos, salidas y distribución de la sala.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar artistas y director
2 personas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Reservar el catering
Encargar arreglos florales
Encargar folletos del programa
Reservar equipo técnico
Comprobar los derechos de música
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar la información de los artistas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Recibir los folletos del programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas

Evento

Despejar el suelo del salón
3 personas
Montar el escenario y el área de juego
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los instrumentos
4 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Montar la mesa de entrada
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Despedirse de los visitantes
3 personas
Entregar los abrigos
2 personas
Cerrar el catering
3 personas
Empacar instrumentos
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas

Seguimiento

Desmontar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Piezas de escenariocant. 6
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 2
Perchascant. 40
Percheroscant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 3
Cables XLRcant. 10
Cables de audiocant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Atrilescant. 30
Taburete de piano
Atril
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Reguladores de cablecant. 2
Guirnaldas de luces navideñascant. 8

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Luces para el árbol de Navidadcant. 2
Coronas navideñascant. 4
Ramas verdes de pinocant. 10
Velas LEDcant. 24
Manteles runnerscant. 10
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 10
Abrebotellascant. 3
Cubetas para lavarcant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Oficina

Folletos del programacant. 140
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 4
Portadocumentoscant. 6

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa, los artistas y la sala antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar permisos, seguro, repertorio y disponibilidad del director.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de recibir al público. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cables, focos y atriles en la misma disposición del concierto.
Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y entrega ese recuento al catering 7 días antes. Calcula también la vajilla y las mesas según el número final de invitados, no según una estimación inicial.
Prepara la información de los artistas y el plan de trabajo con 48 horas de antelación. Incluye horarios de llegada, aparcamiento, camerinos, orden del programa y una persona responsable de cada cambio.
No dejes la logística de entrada para el último día: imprime las tarjetas con nombres y los folletos del programa al menos 3 días antes. Guarda las bebidas refrigeradas la víspera y revisa las salidas de emergencia antes de abrir la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar fecha, sala, artistas, permisos, seguro, catering, equipo técnico e invitaciones sin concentrar todas las confirmaciones en los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto de Navidad?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 10 días antes. Así puedes comunicar aparcamiento, recoger preferencias dietéticas y confirmar el número de asistentes al catering.
¿Cuándo se debe montar y probar el equipo de sonido?: Reserva entre 2 y 3 horas el día del concierto para montar y probar la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI y cables. Haz una segunda comprobación 30 minutos antes de la apertura.
¿Cuándo hay que imprimir los programas y preparar la sala?: Recibe o imprime los folletos del programa al menos 3 días antes. La distribución de sillas, mesas, escenario, atriles y zonas de recepción puede comprobarse el día anterior, y debe revisarse de nuevo tras el montaje final.

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