Weihnachtskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Künstler sowie Dirigent schriftlich. Reserviere den Saal erst danach verbindlich, damit Termin, Bühnenbedarf und Probenzeiten zusammenpassen.
• Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Musikrechte mehrere Wochen vor dem Konzert. Für die Technik solltest du Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Funkmikrofone, DI-Boxen und passende Kabel nicht erst am Veranstaltungstag reservieren.
• Verschicke Einladungen mit Anmeldemöglichkeit und frage Ernährungswünsche direkt ab. Sende Parkinformationen spätestens einige Tage vorher, besonders wenn viele Gäste zur gleichen Zeit anreisen.
• Plane Raumaufteilung, Bühne, Stuhlreihen, Garderobe und Notausgänge gemeinsam. Kontrolliere am Vortag, ob Notenständer, Klavierhocker, Kleiderbügel und Umkleidestühle tatsächlich vor Ort sind.
• Kühle Getränke frühzeitig und teile Freiwillige mit klaren Einsatzzeiten ein. Drucke Drehbuch und Namensschilder vor dem Konzerttag aus und prüfe die Programmhefte sofort bei der Lieferung auf Vollständigkeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Saal. Technik, Catering, Einladungen und Genehmigungen brauchen anschließend feste Fristen.

Wie viele Stühle braucht man für ein Weihnachtskonzert?

Plane mindestens einen Stuhl pro angemeldeten Gast und zusätzlich Plätze für Mitwirkende, Helfer und Reserven ein. Bei einer erwarteten Zahl von 100 Gästen sind etwa 110 bis 115 Stühle eine praktikable Planung.

Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzordnung und Namensschilder rechtzeitig angepasst werden können.

Was muss man am Tag vor dem Weihnachtskonzert prüfen?

Kontrolliere am Vortag Saalaufteilung, Notausgänge, Technik, Bühne, Garderobe, Getränke und Programmhefte. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden mit zwei Personen ein, statt diese Prüfung zwischen Aufbau und Einlass zu erledigen.

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