Kerstconcert organiseren: checklist en planning

Een kerstconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je legt eerst datum, artiesten, dirigent en zaal vast; daarna regel je vergunningen, verzekering, muziekrechten en techniek. Zodra de uitnodigingen uit zijn, verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie. In de laatste weken draait alles om zaalindeling, programmfolders, vrijwilligers, catering en een praktisch draaiboek. Deze checklist helpt je de 73 taken en 72 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
Bloemstukken bestellen
Programmafolders bestellen
Technische apparatuur reserveren
Muziekrechten controleren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
Programmafolders ontvangen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Techniek controleren
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Zaalvloer vrijmaken
3 personen
Podium en speelvloer opbouwen
5 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Instrumenten plaatsen
4 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
Jassen uitreiken
2 personen
Catering afronden
3 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen

Nazorg

Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 10
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kleerhangersaantal 40
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 10
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Muziekstandaardsaantal 30
Pianokruk
Lessenaar
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2
Kerstlichtsnoerenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstboomverlichtingaantal 2
Kerstkransenaantal 4
Groene dennentakkenaantal 10
LED-kaarsenaantal 24
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Maatbekersaantal 2
Opbergdozenaantal 10
Flessenopenersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Kantoor

Programmafoldersaantal 140
Naamkaartjesaantal 30
Balpennenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Schilderstapeaantal 4
Schrijfmappenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 6
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg techniek uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer niet alleen het mengpaneel en de actieve speakers, maar ook microfoons, DI-boxen, XLR-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en podiummonitoren.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Geef de cateraar daarna één definitief overzicht en controleer op de dag zelf waar de aangepaste porties staan.
Plan de zaalindeling vóór je stoelen, klaptafels en podiumdelen laat plaatsen. Houd ruimte vrij voor muziekstandaards, een lessenaar, kleedkamers en de looproute naar nooduitgangen.
Bestel programmfolders en bloemstukken niet pas na de laatste aanmeldingen. Controleer de folders bij ontvangst en leg voor het concert ook naamkaartjes, het draaiboek en parkeerinformatie klaar.
Regel een aparte opslag voor gekoelde dranken en controleer die vóór de ontvangst van gasten. Wijs vrijwilligers vooraf toe aan ontvangst, artiestenbegeleiding, catering, techniek en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Leg datum, programma, artiesten, dirigent en locatie bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin daarna met vergunningen, verzekering, muziekrechten, techniek en uitnodigingen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kerstconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken vooraf, zodat je catering, zaalindeling, naamkaartjes en parkeerinformatie kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, podiumdelen, techniek, verlichting, muziekstandaards en catering. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een geluidscheck en een laatste controle van nooduitgangen en draaiboek.
Wat moet ik op de dag van een kerstconcert controleren?: Controleer minstens 2 uur voor aanvang de zaalindeling, nooduitgangen, microfoons, speakers, verlichting, programmfolders, drankopslag en vrijwilligersbezetting. Houd het draaiboek bij de hand en wijs één persoon aan voor wijzigingen tijdens de avond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.