Checklist pour organiser un parcours d’art

Un parcours d’art demande de coordonner plusieurs artistes, lieux d’exposition et horaires sans perdre le fil. Commence par définir le concept, puis confirme les lieux, les participants et les œuvres avant de préparer la communication. La carte d’itinéraire, le programme et la signalétique doivent être cohérents sur tous les sites. Les derniers jours servent surtout à répartir le matériel, vérifier les besoins techniques et remettre les clés aux bonnes personnes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept du parcours
2 personnes
Contacter les artistes participants
2 personnes
Recenser les lieux d’exposition
2 personnes
Confirmer les lieux et les horaires d'ouverture
2 personnes
Collecter les données des participants
Enregistrer les œuvres et les titres
2 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Publier les informations du site web
Rédiger le communiqué de presse
Envoyer le communiqué de presse
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des visites guidées
Commander les imprimés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rassembler les clés du lieu
Planifier le transport d'œuvres d'art
2 personnes
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
Vérifier la signalisation
Récupérer le matériel imprimé
Envoyer la lettre aux artistes
Faire les courses
2 personnes
Répartir le matériel par site
3 personnes
Livrer les œuvres d’art
4 personnes
Nettoyer les espaces d’exposition
4 personnes
Accrocher les œuvres
6 personnes
Installer les objets en toute sécurité
4 personnes
Publier les fiches de poste
3 personnes
Installer les tables d’accueil
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Poser les autocollants de fenêtre
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester les équipements audiovisuels
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
3 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
Répondre aux questions d’information
2 personnes
Assister les artistes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les œuvres d’art
6 personnes
Emballer les œuvres d’art
4 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les lieux
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’accueilqté 8
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 20
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Blocs de socleqté 20
Panneaux de présentationqté 24
Poteaux de balisageqté 20

Équipement

Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Intervenants audiovisuelsqté 6
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 48

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 40
Stickers pour fenêtresqté 20
Panneaux des artistesqté 40
Descriptions de posteqté 120
Cadres photoqté 12
Bandes adhésivesqté 6
Ruban de masquageqté 10
Cordeqté 4
Serre-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Caisses de stockageqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Balayette et pelleqté 6
Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 6
Gants en caoutchoucqté 12

Paperasse

Cartes d'itinéraireqté 1200
Brochures du programmeqté 800
Étiquettes nominativesqté 250
Formulaires d’inscriptionqté 300
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Blocs-notesqté 12

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 3
Tournevisqté 6
Marteauxqté 4
Niveaux à bulleqté 3
Assortiment de visqté 3
Crochets de suspensionqté 150
Gants de travailqté 12

Transport

Chariots de transportqté 4
Couvertures de déménagementqté 30
Cartons de déménagementqté 80
Film à bullesqté 4
Ruban adhésif d’emballageqté 12
Film étirableqté 4

Conseils

Bloque les lieux et leurs horaires avant de finaliser la carte : une modification tardive oblige souvent à corriger le site web, le programme et les panneaux imprimés.
Demande les titres des œuvres, les données des artistes et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant l’ouverture. Tu éviteras les informations manquantes dans les descriptions et les invitations.
Prévois un responsable par lieu et répartis les bénévoles au minimum 7 jours avant le parcours. Donne à chacun les horaires, les clés, les contacts et la procédure en cas de problème.
Teste les exigences techniques sur chaque site 48 heures avant : rallonges, multiprises, éclairage, terminaux de paiement et matériel audiovisuel ne doivent pas être vérifiés au dernier moment.
Prépare un lot de matériel par lieu la veille, avec panneaux, ruban de masquage, descriptions, lampes et éléments de balisage. Note ce qui part dans chaque véhicule pour éviter les échanges de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un parcours d’art ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les lieux, les artistes, les œuvres et les horaires doivent être confirmés avant de lancer les impressions et la communication.
Combien de temps faut-il pour préparer la signalétique d’un parcours d’art ?: Prévois au moins 2 semaines pour concevoir, relire, commander et récupérer les panneaux. Vérifie leur emplacement sur place 48 heures avant l’ouverture.
Quand envoyer les invitations et le communiqué de presse ?: Envoie les invitations environ 3 semaines avant le parcours, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Le communiqué peut partir 10 à 14 jours avant, une fois le programme et les horaires confirmés.
Quand répartir les bénévoles pour un parcours d’art ?: Répartis les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Organise ensuite un briefing de 30 à 45 minutes pour expliquer les lieux, les horaires, les clés, la signalétique et les contacts d’urgence.

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