Kunstroute organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstroute steht und fällt mit klaren Absprachen zwischen Künstlern, Ausstellungsorten und Helfern. Lege zuerst das Routenkonzept fest, bestätige Standorte und Öffnungszeiten und sammle anschließend alle Angaben zu Teilnehmern und Kunstwerken. Danach folgen Route, Programm, Pressearbeit, Anmeldungen und Führungen. In der letzten Woche zählen Schlüssel, Transporte, Beschilderung, Technik und die Verteilung der Materialien pro Standort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Routenkonzept festlegen
2 Personen
Teilnehmende Künstler kontaktieren
2 Personen
Ausstellungsorte erfassen
2 Personen
Standorte und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
Teilnehmerdaten sammeln
Kunstwerke und Titel erfassen
2 Personen
Routenkarte gestalten
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Website-Informationen veröffentlichen
Pressemitteilung verfassen
Pressemitteilung versenden
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Führungen reservieren
Drucksachen bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Standortschlüssel einsammeln
Kunsttransport planen
2 Personen
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Wegweisung kontrollieren
Druckmaterial abholen
Künstlerbrief versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien pro Standort verteilen
3 Personen
Kunstwerke liefern
4 Personen
Ausstellungsräume reinigen
4 Personen
Kunstwerke aufhängen
6 Personen
Objekte sicher platzieren
4 Personen
Arbeitsbeschreibungen einstellen
3 Personen
Empfangstische aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Fensteraufkleber anbringen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Audiovisuelle Anlagen testen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

Registrierung öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Routenpläne austeilen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Führungen begleiten
3 Personen
Besucherströme lenken
4 Personen
Informationsfragen beantworten
2 Personen
Künstler unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Wegweiser prüfen
2 Personen
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
Programmpunkte ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke abbauen
6 Personen
Kunstwerke verpacken
4 Personen
Kunstwerke zurückgeben
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Locations reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 8
StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
HockerAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
SockelblöckeAnz. 20
PräsentationspaneeleAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 20

Ausstattung

KassentabletsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Audio- und VideoplayerAnz. 6
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 48

Dekoration

WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 40
FensteraufkleberAnz. 20
Künstler-SchilderAnz. 40
ArbeitsbeschreibungenAnz. 120
BilderrahmenAnz. 12
KlebestreifenAnz. 6
AbdeckbandAnz. 10
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
LagerboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 6
GummihandschuheAnz. 12

Papierkram

RoutenpläneAnz. 1200
ProgrammhefteAnz. 800
NamensaufkleberAnz. 250
RegistrierungsformulareAnz. 300
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 3
SchraubendreherAnz. 6
HämmerAnz. 4
WasserwaagenAnz. 3
SchraubensortimentAnz. 3
AufhängehakenAnz. 150
ArbeitshandschuheAnz. 12

Transport

TransportwagenAnz. 4
UmzugsdeckenAnz. 30
UmzugskartonsAnz. 80
LuftpolsterfolieAnz. 4
VerpackungsbandAnz. 12
FrischhaltefolieAnz. 4

Tipps

Bestätige Ausstellungsorte und Öffnungszeiten nicht nur per Telefon: Lass dir die Angaben schriftlich geben und prüfe sie spätestens 7 Tage vor der Kunstroute erneut.
Sammle Künstlerdaten, Werktitel und kurze Arbeitsbeschreibungen in einer gemeinsamen Tabelle. Setze eine Abgabefrist von mindestens 14 Tagen vor dem Termin, damit Karte, Programm und Schilder rechtzeitig fertig werden.
Plane für jeden Standort einen eigenen Materialstapel. Beschrifte Drucksachen, Künstler-Schilder, Wegweiser, Klebestreifen und Abdeckband nach Ort, damit beim Aufbau nichts zwischen den Stationen fehlt.
Prüfe technische Anforderungen mindestens 3 Tage vorher: Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Ladestationen, Audio- und Videoplayer sowie Kartenlesegeräte. Lade Tablets, Laptops und Funkgeräte am Vorabend vollständig auf.
Hole Standortschlüssel und Druckmaterial spätestens am Vortag ab und teile die Freiwilligen mit festen Zeiten ein. Kontrolliere am Veranstaltungstag vor der Öffnung die Wegweisung von der Straße bis zum letzten Ausstellungsort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstroute organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Routenkonzept, Künstlerkontakten und der Erfassung der Ausstellungsorte. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Route, Programm und Öffnungszeiten feststehen.
Wann müssen die Künstlerdaten für eine Kunstroute vorliegen?: Fordere Namen, Kontaktdaten, Werktitel und Beschreibungen mindestens 14 Tage vor der Veranstaltung an. So bleiben meist noch 7 Tage für Korrekturen in Karte, Website, Programm und Beschilderung.
Was muss man am Tag vor einer Kunstroute erledigen?: Hole Schlüssel und Druckmaterial ab, verteile die Materialien pro Standort und prüfe Transporte sowie technische Ausstattung. Lade Geräte am Vorabend und lege Wegweiser, Künstler-Schilder und Klebematerial für den Aufbau bereit.
Wie viele Helfer braucht eine Kunstroute?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Ausstellungsort und zusätzlich 1 bis 2 Personen für zentrale Aufgaben wie Begrüßung, Führungen oder Transporte ein. Bei mehreren Standorten sollte die Einsatzplanung spätestens 7 Tage vorher feststehen.

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