Checklist para organizar una ruta de arte
Una ruta de arte necesita coordinar varios espacios, artistas, obras y horarios sin perder información por el camino. Esta checklist reúne las tareas para definir el recorrido, confirmar cada sede, registrar las obras y preparar la comunicación con el público. También contempla lo que suele resolverse tarde: llaves, transporte, señalización, medios de pago, voluntariado y requisitos técnicos. Sigue el plan por fases y marca cada punto cuando esté confirmado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el concepto de la ruta
2 personas
Contactar a los artistas participantes
2 personas
Inventariar los lugares de exposición
2 personas
Confirmar ubicaciones y horarios de apertura
2 personas
Recopilar los datos de los participantes
Registrar obras y títulos
2 personas
Diseñar el mapa de ruta
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Publicar información del sitio web
Redactar el comunicado de prensa
Enviar nota de prensa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar visitas guiadas
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Recoger las llaves del lugar
Planificar el transporte de obras de arte
2 personas
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Comprobar la señalización
Recoger el material impreso
Enviar la carta a los artistas
Hacer la compra
2 personas
Distribuir los materiales por ubicación
3 personas
Entregar las obras de arte
4 personas
Limpiar los espacios de exposición
4 personas
Colgar obras de arte
6 personas
Colocar los objetos de forma segura
4 personas
Publicar descripciones del trabajo
3 personas
Montar las mesas de recepción
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar pegatinas para ventanas
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar los equipos audiovisuales
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los baños
Preparar el catering
3 personas
Evento
Abrir el registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Repartir mapas de ruta
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
Responder a preguntas de información
2 personas
Asistir a los artistas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Anunciar las partes del programa
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar las obras de arte
6 personas
Empaquetar las obras de arte
4 personas
Devolver las obras de arte
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los espacios
5 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 8
- Mesas altascant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetescant. 20
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 6
- Bloques de peanacant. 20
- Paneles de presentacióncant. 24
- Postes separadorescant. 20
Equipo
- Tablets de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Reproductores audiovisualescant. 6
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 16
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 12
- Baterías de repuestocant. 48
Decoración
- Señales de rutacant. 30
- Carteles direccionalescant. 40
- Pegatinas para ventanascant. 20
- Carteles para artistascant. 40
- Descripciones de trabajocant. 120
- Marcos de fotoscant. 12
- Tiras adhesivascant. 6
- Cinta de pintorcant. 10
- Cuerdacant. 4
- Bridascant. 200
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Escobascant. 6
- Recogedor y escobacant. 6
- Papeleracant. 16
- Contenedores de basuracant. 6
- Guantes de gomacant. 12
Papeleo
- Mapas de rutacant. 1200
- Folletos del programacant. 800
- Pegatinas con nombrecant. 250
- Formularios de registrocant. 300
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 12
- Bloc de notascant. 12
Herramientas
- Taladros de bateríacant. 3
- Destornilladorescant. 6
- Martilloscant. 4
- Niveles de burbujacant. 3
- Surtido de tornilloscant. 3
- Ganchos para colgarcant. 150
- Guantes de trabajocant. 12
Transporte
- Carros de transportecant. 4
- Mantas de mudanzacant. 30
- Cajas de mudanzacant. 80
- Plástico de burbujascant. 4
- Cinta de embalajecant. 12
- Film estirable manualcant. 4
Consejos
- Cierra primero el recorrido y los horarios de apertura de todas las sedes. Después podrás diseñar un mapa fiable y publicar un programa que no haya que corregir varias veces.
- Pide los datos de cada artista y de cada obra con antelación, incluidos títulos y descripciones. Fija una fecha límite de al menos 2 semanas antes para evitar carteles y textos incompletos.
- Haz una comprobación técnica en cada espacio antes del montaje: electricidad, iluminación, reproductores audiovisuales, portátiles y conexión para los datáfonos. Lleva cables alargadores, regletas y baterías de repuesto donde hagan falta.
- Asigna voluntarios por ubicación y entrégales un horario, un contacto y un walkie-talkie si las sedes están separadas. Confirma también quién recoge las llaves y quién supervisa la recepción del material impreso.
- Coloca las señales de ruta y los carteles direccionales antes de abrir al público, no durante la primera visita. Revisa especialmente ventanas, entradas y cambios de dirección, y distribuye los materiales por ubicación siguiendo el mapa definitivo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una ruta de arte?
- Empieza al menos 8 semanas antes para contactar a los artistas, inventariar las sedes y confirmar horarios. Reserva las 2 últimas semanas para imprenta, transporte, voluntariado, señalización y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo hay que confirmar los horarios de las exposiciones?
- Confírmalos antes de diseñar el mapa y el programa, idealmente 6 semanas antes de la ruta. Vuelve a verificarlos 7 días antes y comunica cualquier cambio en la web, las invitaciones y el material impreso.
- ¿Cuándo se prepara el mapa de una ruta de arte?
- Diseña el mapa cuando todas las ubicaciones, horarios y puntos de acceso estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Imprime la versión final después de revisar el recorrido y las señales en cada sede.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una ruta de arte?
- Calcula como mínimo 1 voluntario por sede abierta al público y añade 1 persona para coordinar incidencias si hay varias ubicaciones. Confirma los turnos 2 semanas antes y entrega instrucciones por escrito al menos 3 días antes.
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