Organiser un parcours d’art, étape par étape

Un parcours d’art relie plusieurs artistes et lieux : sa réussite dépend surtout d’un enchaînement précis. Commencez par définir le concept, puis confirmez les lieux, les horaires et les participants avant de produire la communication. L’itinéraire, les œuvres enregistrées et la signalétique doivent être finalisés assez tôt pour éviter les erreurs d’impression. Enfin, répartissez le matériel et les bénévoles par site, avec les clés, le transport et les besoins techniques vérifiés avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept du parcours
2 personnes
2
Contacter les artistes participants
2 personnes
3
Recenser les lieux d’exposition
2 personnes
4
Confirmer les lieux et les horaires d'ouverture
2 personnes
5
Collecter les données des participants
6
Enregistrer les œuvres et les titres
2 personnes
7
Concevoir la carte d'itinéraire
2 personnes
8
Établir le programme
2 personnes
9
Publier les informations du site web
10
Rédiger le communiqué de presse
11
Envoyer le communiqué de presse
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Réserver des visites guidées
16
Commander les imprimés
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Rassembler les clés du lieu
19
Planifier le transport d'œuvres d'art
2 personnes
20
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
21
Vérifier la signalisation
22
Récupérer le matériel imprimé
23
Envoyer la lettre aux artistes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Répartir le matériel par site
3 personnes
26
Livrer les œuvres d’art
4 personnes
27
Nettoyer les espaces d’exposition
4 personnes
28
Accrocher les œuvres
6 personnes
29
Installer les objets en toute sécurité
4 personnes
30
Publier les fiches de poste
3 personnes
31
Installer les tables d’accueil
3 personnes
32
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
33
Poser les autocollants de fenêtre
2 personnes
34
Tester l’éclairage
2 personnes
35
Tester les équipements audiovisuels
2 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les brochures du programme
2 personnes
40
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
41
Dégager les sorties de secours
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

44
Ouvrir l’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les cartes d’itinéraire
3 personnes
47
Accueil des artistes
2 personnes
48
Accompagner les visites guidées
3 personnes
49
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
50
Répondre aux questions d’information
2 personnes
51
Assister les artistes
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
58
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
59
Annoncer les éléments du programme
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
61
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Démonter les œuvres d’art
6 personnes
63
Emballer les œuvres d’art
4 personnes
64
Renvoyer les œuvres d'art
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer les lieux
5 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’accueilqté 8
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 20
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Blocs de socleqté 20
Panneaux de présentationqté 24
Poteaux de balisageqté 20

Équipement

Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Intervenants audiovisuelsqté 6
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 48

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 40
Stickers pour fenêtresqté 20
Panneaux des artistesqté 40
Descriptions de posteqté 120
Cadres photoqté 12
Bandes adhésivesqté 6
Ruban de masquageqté 10
Cordeqté 4
Serre-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Caisses de stockageqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Balayette et pelleqté 6
Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 6
Gants en caoutchoucqté 12

Paperasse

Cartes d'itinéraireqté 1200
Brochures du programmeqté 800
Étiquettes nominativesqté 250
Formulaires d’inscriptionqté 300
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Blocs-notesqté 12

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 3
Tournevisqté 6
Marteauxqté 4
Niveaux à bulleqté 3
Assortiment de visqté 3
Crochets de suspensionqté 150
Gants de travailqté 12

Transport

Chariots de transportqté 4
Couvertures de déménagementqté 30
Cartons de déménagementqté 80
Film à bullesqté 4
Ruban adhésif d’emballageqté 12
Film étirableqté 4

Conseils

Commencez par une fiche par lieu : adresse, personne responsable, horaires, accès, capacité et besoins électriques. Faites confirmer ces informations par écrit avant de dessiner la carte d’itinéraire.
Demandez aux artistes les titres, formats, visuels et textes de présentation au plus tard trois semaines avant l’ouverture. Sans ces données, le programme, les panneaux et les descriptions prennent du retard.
Testez le parcours comme un visiteur : comptez le temps entre deux lieux et vérifiez chaque panneau directionnel, sticker de fenêtre et point d’accueil. Prévoyez au moins une visite complète avant l’impression des supports.
Préparez un lot de matériel pour chaque site, avec mobilier, rallonges, multiprises, éclairage et signalétique séparés. Ajoutez des piles de rechange, du ruban de masquage et des bandes adhésives dans chaque lot.
Donnez aux bénévoles un planning par créneau et un responsable par lieu. Rassemblez les clés, les talkies-walkies et les terminaux de paiement au moins la veille, puis vérifiez leur fonctionnement sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un parcours d’art ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les lieux, les artistes et les horaires doivent être confirmés avant de produire la carte, le programme et les imprimés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un parcours d’art ?: Prévoyez une demi-journée à une journée complète selon le nombre de lieux. Faites installer la signalétique, l’éclairage et les œuvres avant l’arrivée du public, puis gardez au moins 2 heures pour les vérifications finales.
Quand envoyer le communiqué de presse et les invitations ?: Envoyez le communiqué environ 2 à 3 semaines avant l’événement, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Les invitations peuvent partir dès que les artistes, les lieux et les horaires sont définitifs.
Que faut-il vérifier la veille d’un parcours d’art ?: Contrôlez les clés, les horaires d’ouverture, le transport des œuvres, les branchements électriques, les terminaux de paiement et la signalétique. Faites aussi un dernier tour de chaque site au moins 2 heures avant l’ouverture.

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