Kunstroute organiseren: checklist en planning
Een kunstroute staat of valt met een sluitende route, bevestigde locaties en informatie die overal hetzelfde is. Begin met het routeconcept en leg daarna kunstenaars, openingstijden, kunstwerken en technische eisen vast. Plan publiciteit pas wanneer programma en routekaart kloppen, zodat bezoekers geen verouderde informatie krijgen. Reserveer daarnaast op tijd rondleidingen, sleutels, transport en vrijwilligers. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je in de laatste week nog controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Routeconcept vaststellen
2 personen
Deelnemende kunstenaars benaderen
2 personen
Expositielocaties inventariseren
2 personen
Locaties en openingstijden bevestigen
2 personen
Deelnemersgegevens verzamelen
Kunstwerken en titels registreren
2 personen
Routekaart ontwerpen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Website-informatie publiceren
Persbericht opstellen
Persbericht versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen reserveren
Drukwerk bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Locatiesleutels verzamelen
Kunsttransport plannen
2 personen
Technische eisen controleren
2 personen
Bewegwijzering controleren
Printmateriaal ophalen
Kunstenaarsbrief versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen per locatie verdelen
3 personen
Kunstwerken afleveren
4 personen
Expositieruimtes schoonmaken
4 personen
Kunstwerken ophangen
6 personen
Objecten veilig plaatsen
4 personen
Werkbeschrijvingen plaatsen
3 personen
Ontvangsttafels opstellen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Raamstickers aanbrengen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Audiovisuele werken testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
Catering voorbereiden
3 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Routekaarten uitdelen
3 personen
Kunstenaars ontvangen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
Informatievragen beantwoorden
2 personen
Kunstenaars assisteren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken afbouwen
6 personen
Kunstwerken verpakken
4 personen
Kunstwerken retourneren
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locaties schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Ontvangsttafelsaantal 8
- Statafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Krukkenaantal 20
- Tafelkledenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Sokkelblokkenaantal 20
- Presentatiepanelenaantal 24
- Afzetpalenaantal 20
Apparatuur
- Kassatabletsaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Audiovisuele spelersaantal 6
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 16
- Snoerlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 48
Decoratie
- Routebordenaantal 30
- Pijlbordenaantal 40
- Raamstickersaantal 20
- Kunstenaarsbordjesaantal 40
- Werkbeschrijvingenaantal 120
- Fotolijstenaantal 12
- Kleefstripsaantal 6
- Schilderstapeaantal 10
- Touwaantal 4
- Kabelbindersaantal 200
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Opslagboxenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsaantal 6
- Stoffer en blikaantal 6
- Afvalbakkenaantal 16
- Afvalcontainersaantal 6
- Rubberen handschoenenaantal 12
Papierwerk
- Routekaartenaantal 1200
- Programmafoldersaantal 800
- Naamstickersaantal 250
- Registratieformulierenaantal 300
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 12
Gereedschap
- Accuboormachinesaantal 3
- Schroevendraaiersaantal 6
- Hamersaantal 4
- Waterpassenaantal 3
- Schroevenassortimentaantal 3
- Ophanghakenaantal 150
- Werkhandschoenenaantal 12
Transport
- Transportkarrenaantal 4
- Verhuisdekensaantal 30
- Verhuisdozenaantal 80
- Noppenfolieaantal 4
- Verpakkingstapeaantal 12
- Handwikkelfolieaantal 4
Tips
- Bevestig locaties en openingstijden uiterlijk 6 weken vooraf en zet per locatie één contactpersoon, sleutelafspraak en technische aandachtspunt in hetzelfde overzicht.
- Registreer per kunstwerk de kunstenaar, titel en plaats voordat je de routekaart en werkbeschrijvingen laat drukken. Controleer alle namen nog één keer met de deelnemers.
- Plan kunsttransport minimaal 2 weken vooraf per locatie. Noteer wie haalt, wie ontvangt en waar sokkelblokken, presentatiepanelen, ledlampen en verlengkabels terechtkomen.
- Verstuur de kunstenaarsbrief en bezoekersinformatie pas nadat programma, website en drukwerk inhoudelijk gelijk zijn. Geef vrijwilligers een korte briefing met route, openingstijden, sleutels en portofoons.
- Loop de volledige route 3 tot 5 dagen voor de opening op bezoekerssnelheid. Controleer routeborden, pijlborden, raamstickers, verlichting, pinapparaten en oplaadstations op elke locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstroute organiseren?
- Begin ongeveer 3 maanden vooraf met het routeconcept, de kunstenaars en de locaties. Leg openingstijden, deelnemersgegevens en technische eisen uiterlijk 6 weken voor de route vast.
- Wanneer moet ik de routekaart en het drukwerk bestellen?
- Bestel de routekaart en ander drukwerk zodra programma, locaties en openingstijden definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Houd daarna enkele werkdagen over om printmateriaal op te halen en fouten te controleren.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstroute?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger per drukbezochte locatie per openingsblok, plus 1 coördinator voor de route. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en plan reserves voor uitval.
- Wanneer regel ik kunsttransport en locatiesleutels?
- Plan het kunsttransport minimaal 2 weken voor de opening en verzamel alle locatiesleutels uiterlijk 1 week vooraf. Controleer 3 tot 5 dagen voor de start of iedere sleutel werkt en bij de juiste vrijwilliger ligt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!