Checklist pour organiser l’ouverture de votre galerie

Une ouverture de galerie réussie repose sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commencez par les invités et les inscriptions, puis verrouillez le catering, les boissons, le parcours des œuvres et les présentations. Dans les derniers jours, contrôlez la technique, l’éclairage, le mobilier et l’accueil. Cette checklist rassemble 50 tâches et 47 fournitures pour éviter les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires non recueillis, les étiquettes manquantes ou les boissons encore chaudes le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver les boissons
Coordonner le programme
2 personnes
Inventorier les œuvres
2 personnes
Imprimer les étiquettes des œuvres
Imprimer les panneaux de parcours
Tester la technique
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Confirmer le catering
Établir la liste définitive des invités
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Accrocher les étiquettes des œuvres
2 personnes
Nettoyer l'espace galerie
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer le mobilier
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester la musique
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prononcer le discours d'ouverture
Animer la visite guidée
2 personnes
Gérer le livre d’or
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Fermer l’espace galerie
2 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Chaisesqté 30
Portantsqté 2
Cintresqté 60
Table d'inscription
Table de présentation
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceinte compacte
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs d’accentuationqté 8
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 6
Cadres photoqté 4
Ballonsqté 30
Bandes adhésivesqté 2
Étiquettes d’artqté 30
Panneaux d’orientationqté 8
Livre d’or
Stylos à billeqté 6
Étiquettes nominativesqté 80
Cartes de menuqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 4
Bacs de stockageqté 8
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’ouverture afin de finaliser le nombre d’invités, les besoins alimentaires et les quantités de catering.
Faites l’inventaire des œuvres avant d’imprimer les étiquettes et les panneaux de parcours : une seule œuvre ajoutée ou déplacée peut rendre toute la signalétique incohérente.
Testez le microphone, l’enceinte, les projecteurs, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures à l’avance, puis gardez les câbles sécurisés avec du ruban adhésif.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et prévoyez séparément les verres à vin, les verres à eau et les tasses à café pour éviter de saturer un seul point de service.
Effectuez une dernière visite de la galerie le jour même : vérifiez les œuvres, l’éclairage, les tables, les chaises, les portants, les poubelles et la table d’inscription avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour l’ouverture d’une galerie ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez la date limite de réponse environ 7 jours avant l’ouverture pour confirmer le catering, les boissons et la liste définitive des invités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une ouverture de galerie ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour nettoyer l’espace, régler l’éclairage, installer le mobilier, la décoration et la signalétique. Ajoutez 1 à 2 heures le jour même pour le contrôle final et les ajustements.
Quand tester la technique pour une ouverture de galerie ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant, avec le microphone, l’enceinte, les projecteurs et toutes les rallonges. Refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée des invités.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif au traiteur entre 5 et 7 jours avant l’ouverture, après traitement des inscriptions. Signalez au même moment les besoins alimentaires recueillis.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.