Galerieeröffnung organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Eröffnung ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Catering und Snacks nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
• Reserviere Catering und Getränke mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane Wasser zusätzlich zu Wein oder anderen Getränken ein.
• Inventarisiere alle Kunstwerke und drucke die Kunstetiketten mindestens 3 Tage vor dem Termin. Hänge die Etiketten erst nach der letzten Prüfung auf, damit keine falschen Angaben neben den Arbeiten stehen.
• Teste Technik, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationen und Verlängerungskabel am Vortag im Galerieraum. Eine Präsentation kann funktionieren, während der Ton oder die Stromversorgung vor Ort trotzdem ausfallen.
• Plane den Aufbau mit mindestens 2 Personen und beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass. Beleuchtung, Stehtische, Garderobe, Registrierungstisch, Getränke und Wegweiser brauchen mehr Zeit, als das reine Aufstellen vermuten lässt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Galerieeröffnung planen?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Programm und Reservierungen. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor der Eröffnung feststehen.

Wie viele Getränke braucht man für eine Galerieeröffnung?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Kühlt die Getränke am selben Tag, aber spätestens 2 Stunden vor dem Einlass, und stellt Karaffen oder Wassergläser bereit.

Wann sollte man Kunstetiketten für eine Ausstellung drucken?

Drucke die Etiketten mindestens 3 Tage vor der Eröffnung, nachdem die Inventarliste geprüft wurde. Hänge sie erst nach einer letzten Kontrolle der Kunstwerke und ihrer Positionen auf.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Galerieeröffnung?

Plane für den vollständigen Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden mit zwei Personen ein. Reinigung, Beleuchtung, Mobiliar, Dekoration, Technik, Registrierung und Getränke sollten vor dem Einlass gemeinsam kontrolliert werden.

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