Checklist voor een galerieopening organiseren
Een galerieopening vraagt meer voorbereiding dan alleen kunst ophangen en drank inschenken. Je moet bezoekersstromen, presentatie, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de gastenlijst en uitnodigingen, werk daarna het programma en de catering uit en plan de praktische controles voor de laatste dagen. Op de dag zelf draait alles om duidelijke labels, werkende verlichting, gekoelde dranken en een ruimte die bezoekers zonder uitleg kunnen gebruiken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranken reserveren
Programma afstemmen
2 personen
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Kunstlabels printen
Routebordjes printen
Techniek testen
2 personen
Presentaties voorbereiden
2 personen
Catering bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Kunstlabels ophangen
2 personen
Galerieruimte schoonmaken
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Meubilair plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Muziek testen
Teambriefing houden
5 personen
Event
Entree en garderobe bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Openingstoespraak verzorgen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Gastenboek beheren
Servies afruimen
2 personen
Galerieruimte afsluiten
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek opruimen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Hoge statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 60
- Registratietafel
- Presentatietafel
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Schotelsaantal 60
- Gebaksbordjesaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
- Schenkkanenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Compacte speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Richtspotsaantal 8
- Sfeerlampenaantal 6
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafellopersaantal 6
- Fotolijstenaantal 4
- Ballonnenaantal 30
- Kleefstripsaantal 2
- Kunstlabelsaantal 30
- Routebordjesaantal 8
- Gastenboek
- Balpennenaantal 6
- Naamstickersaantal 80
- Menukaartenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en serveermessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Voorraadbakkenaantal 8
- Koelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Handveger en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de definitieve gastenlijst uiterlijk 2 dagen vooraf. Gebruik het aantal aanmeldingen om catering, glazen, stoelen en statafels af te stemmen; houd dieetwensen in dezelfde lijst bij.
- Controleer kunstwerken en kunstlabels niet pas vlak voor de opening. Loop elk werk minstens 1 dag eerder na op plaatsing, spelling, bevestiging en de juiste verlichting met richtspots.
- Test techniek minimaal 2 uur voor ontvangst van de gasten. Controleer microfoon, compacte speaker, presentaties, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze tijdens het programma worden gebruikt.
- Koel dranken en zet glazen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Reken per gast op een wijnglas en waterglas en maak daarnaast een aparte plek voor koffie, kopjes, schotels en gebaksbordjes.
- Reserveer het laatste uur voor een volledige locatieronde. Controleer garderoberekken en kledinghangers, routebordjes, afvalbakken, verlichting, tafellopers en of de registratietafel vrij toegankelijk staat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een galerieopening organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen, catering en dranken. Plan de definitieve bevestiging en de controle van kunstwerken, labels en techniek in de laatste 2 dagen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een galerieopening?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet daarnaast doorlopend water klaar. Bestel liever iets extra als de opening langer dan 2 uur duurt, omdat bezoekers vaak verspreid binnenkomen.
- Wanneer moet ik kunstlabels ophangen bij een galerieopening?
- Hang de labels uiterlijk de dag vóór de opening op, nadat de kunstwerken definitief zijn geplaatst. Controleer daarna nog één keer naam, titel en eventuele presentatie-informatie tijdens de locatieronde.
- Wanneer test ik de techniek voor een galerieopening?
- Test microfoon, speaker, presentaties en stroomaansluitingen minimaal 2 uur vóór de gasten arriveren. Doe ook een korte volledige proef met het programma, zodat je weet waar kabels en apparatuur niet in de looproute liggen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!