Opération cadeaux : la checklist pour tout organiser

Une opération cadeaux demande surtout une bonne organisation en amont. Il faut réserver le lieu, fixer les règles de collecte, mobiliser les bénévoles et prévoir le matériel avant l’arrivée des dons. Cette checklist suit l’ordre utile : inscriptions, communication, collecte, tri, vérification puis installation des espaces d’accueil et d’emballage. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les étiquettes, les rallonges ou un planning précis pour les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date de l'action
2 personnes
Définir le public cible et les règles de collecte
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Convenir des points de collecte
2 personnes
Créer le matériel promotionnel
2 personnes
Promouvoir l’action
2 personnes
Communiquer les objectifs de cadeaux
Envoyer les consignes aux bénévoles
Préparer l’inventaire des cadeaux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les collectes de cadeaux
2 personnes
Trier les cadeaux
4 personnes
Vérifier les cadeaux
3 personnes
Préparer le matériel d’emballage
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre en place les points de collecte
3 personnes
Aménager les stations d’emballage
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les cadeaux en place
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Recevoir les cadeaux
3 personnes
Étiqueter les cadeaux
3 personnes
Trier les cadeaux
4 personnes
Emballer les cadeaux
6 personnes
Enregistrer la distribution
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les tables d'emballage
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Clôturer le dernier point de distribution
2 personnes
Compter les cadeaux restants
3 personnes
Stocker les cadeaux en sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger le matériel d'emballage
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Répartir les cadeaux restants
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Vider les points de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Portants à vêtementsqté 2
Bacs pliablesqté 12
Poteaux de délimitationqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Scanner manuel

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Autocollants cadeauxqté 300
Étiquettes nominativesqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Organisation

Bacs de collecteqté 8
Rouleaux de papier cadeauqté 20
Sacs cadeauxqté 150
Ciseauxqté 12
Dévidoirs de ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 4
Marqueurs permanentsqté 20
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 150
Caisse d'espèces

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe les règles de collecte au moins 3 semaines avant l’action : indique clairement les cadeaux acceptés, le public visé et les points de dépôt.
Prépare le planning des bénévoles 7 jours à l’avance, avec des créneaux distincts pour la collecte, le tri, l’accueil et l’emballage.
Réserve une zone séparée pour trier et vérifier les cadeaux. Prévois des bacs pliables, des portants et des autocollants pour éviter les mélanges.
Contrôle l’inventaire avant les achats : ajoute les fournitures d’emballage, les étiquettes nominatives et le matériel informatique aux besoins opérationnels.
Installe la salle avant l’ouverture : tables, chaises, signalétique, stations d’emballage et points de collecte doivent être en place au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une opération cadeaux ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les bénévoles, communiquer les règles et organiser plusieurs points de collecte.
Combien de bénévoles faut-il pour une opération cadeaux ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants présents en même temps, puis ajoute des personnes dédiées au tri et à l’emballage. Pour une action plus importante, répartis les équipes par créneaux de 2 à 3 heures.
Quand récupérer et trier les cadeaux collectés ?: Récupère les collectes 2 à 3 jours avant l’action lorsque c’est possible. Trie et vérifie chaque cadeau au plus tard la veille afin d’identifier les articles inutilisables et de préparer l’inventaire.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte au moins 60 minutes pour installer les tables, les chaises, les points de collecte et les stations d’emballage. Ajoute 30 minutes si le lieu nécessite une signalétique complète ou plusieurs espaces séparés.

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