Cadeautjesactie organiseren: complete checklist
Een cadeautjesactie vraagt meer voorbereiding dan alleen cadeaus inzamelen. Je moet vooraf de doelgroep, inzamelregels en actiedatum vastleggen, vrijwilligers verdelen en duidelijk communiceren wat wel en niet wordt aangenomen. Daarna volgen de praktische stappen: inzamelpunten inrichten, cadeaus ophalen, controleren en sorteren, en de inpakstations klaarzetten. Met deze checklist zie je welke taken in welke volgorde moeten gebeuren en welke spullen je op de actiedag niet te laat wilt regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Actiedatum bevestigen
2 personen
Doelgroep en inzamelregels bepalen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Inzamelpunten afspreken
2 personen
Promotiemateriaal maken
2 personen
Actie promoten
2 personen
Cadeaudoelen communiceren
Vrijwilligersinstructies versturen
Cadeau-inventarisatie voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Cadeau-inzamelingen ophalen
2 personen
Cadeaus sorteren
4 personen
Cadeaus controleren
3 personen
Inpakmateriaal klaarzetten
2 personen
Event
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Inzamelpunten inrichten
3 personen
Inpakstations inrichten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cadeaus uitstallen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Cadeaus aannemen
3 personen
Cadeaus labelen
3 personen
Cadeaus sorteren
4 personen
Cadeaus inpakken
6 personen
Uitgifte registreren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Inpaktafels aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste uitgifte afronden
2 personen
Overgebleven cadeaus tellen
3 personen
Cadeaus veilig opslaan
3 personen
Nazorg
Inpakmateriaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven cadeaus verdelen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Inzamelpunten leeghalen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Kledingrekkenaantal 2
- Klapkratjesaantal 12
- Afzetpaaltjesaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Handscanner
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 3
Decoratie
- Welkomstbord
- Richtingsbordenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 10
- Cadeaustickersaantal 300
- Naamstickersaantal 150
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Organisatie
- Inzamelbakkenaantal 8
- Inpakpapierrollenaantal 20
- Cadeautassenaantal 150
- Scharenaantal 12
- Plakbandhoudersaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Permanentmarkersaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Polsbandjesaantal 150
- Contantegeldkist
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de inzamelregels uiterlijk vier weken voor de actie vast. Vermeld bijvoorbeeld of cadeaus nieuw moeten zijn, voor welke leeftijden ze bedoeld zijn en of gebruikte spullen worden aangenomen.
- Maak het vrijwilligersrooster minstens één week vooraf. Plan aparte mensen voor inzamelpunten, registratie, sorteren, controleren en inpakken; zo blijft de doorstroom op de actiedag overzichtelijk.
- Controleer cadeaus zodra ze binnenkomen, niet pas aan het einde. Gebruik cadeaustickers of een eenvoudige registratie op een laptop, zodat je aantallen en categorieën terugvindt als er iets ontbreekt.
- Richt inzamelpunten en inpakstations vóór de opening volledig in. Zet inzamelbakken, klapkratjes, tafels, stoelen, richtingsborden en het inpakmateriaal klaar voordat vrijwilligers arriveren.
- Test stroom en verlichting minimaal één dag eerder. Controleer laptop, printer, handscanner, verlengsnoeren, stekkerdozen en ledlampen; een extra stroompunt regelen op de actiedag kost onnodig tijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een cadeautjesactie organiseren?
- Begin minimaal zes weken van tevoren met de locatie, actiedatum, doelgroep en inzamelregels. Start de promotie en werving van vrijwilligers uiterlijk vier weken voor de actie.
- Wanneer moet ik vrijwilligers voor een cadeautjesactie werven?
- Werv vrijwilligers uiterlijk vier weken vooraf, zodat je één week voor de actie een definitief rooster kunt maken. Reserveer daarnaast minstens twee invallers voor uitval op de actiedag.
- Hoeveel tijd kost het sorteren en controleren van cadeaus?
- Reken voor een kleine inzameling op minimaal twee uur sorteren en controleren, naast de tijd voor het ophalen. Bij grotere aantallen plan je meerdere vrijwilligers en werk je per categorie of leeftijdsgroep.
- Wanneer richt ik de inpakstations in?
- Zet de inpakstations op de actiedag minimaal één uur voor opening klaar. Plaats tafels, stoelen en inpakmateriaal eerst en controleer daarna of cadeaustickers, naamstickers en verlichting binnen handbereik liggen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!