Geschenkaktion organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Geschenkaktion braucht mehr als gesammelte Präsente. Du musst früh festlegen, wer Geschenke abgibt, welche Regeln gelten und wie die Ausgabe oder Weitergabe abläuft. Plane Helfer, Sammelstellen und Verpackungsplätze so, dass am Aktionstag keine Wege doppelt gemacht werden. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung über die Inventur bis zum Aufbau vor Ort und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Aktionsdatum bestätigen
2 Personen
Zielgruppe und Sammelregeln festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Sammelstellen festlegen
2 Personen
Werbematerial erstellen
2 Personen
Aktion bewerben
2 Personen
Geschenkziele kommunizieren
Anweisungen für Freiwillige versenden
Geschenk-Inventur vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Geschenk-Sammlungen abholen
2 Personen
Geschenke sortieren
4 Personen
Geschenke prüfen
3 Personen
Verpackungsmaterial bereitlegen
2 Personen
Event
Raum öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Sammelstellen einrichten
3 Personen
Verpackungsstationen einrichten
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Geschenke ausstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Geschenke entgegennehmen
3 Personen
Geschenke beschriften
3 Personen
Geschenke sortieren
4 Personen
Geschenke einpacken
6 Personen
Ausgabe registrieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Packtische auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Ausgabe abschließen
2 Personen
Verbleibende Geschenke zählen
3 Personen
Geschenke sicher verstauen
3 Personen
Nachbereitung
Verpackungsmaterial aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Verbleibende Geschenke verteilen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Sammelstellen leeren
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 2
- KlappkistenAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- Handscanner
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- GeschenketikettenAnz. 300
- NamensaufkleberAnz. 150
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Organisation
- SammelbehälterAnz. 8
- GeschenkpapierrollenAnz. 20
- GeschenktaschenAnz. 150
- ScherenAnz. 12
- KlebebandhalterAnz. 8
- MessbänderAnz. 4
- PermanentmarkerAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- ArmbänderAnz. 150
- Kassentresor
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Aktionstermin, den Veranstaltungsort und die Sammelregeln frühzeitig. Verschicke Einladungen erst, wenn Zielgruppe, Annahmekriterien und Abgabefrist eindeutig feststehen.
- Plane die freiwilligen Helfer in Schichten und verschicke die Anweisungen spätestens einige Tage vor der Aktion. Für Sammelstellen, Inventur, Sortierung und Verpackung werden unterschiedliche Aufgaben gebraucht.
- Bereite die Geschenk-Inventur vor, bevor die ersten Spenden eintreffen. Geschenketiketten, Sammelbehälter, Klappkisten und ein Laptop oder Handscanner helfen dabei, Eingänge nachvollziehbar zu erfassen.
- Prüfe jedes Geschenk nach der Abholung auf Zustand und Eignung, bevor es sortiert oder verpackt wird. Lege problematische oder unvollständige Spenden separat und entscheide sie nicht erst während des Aufbaus.
- Richte die Verpackungsstationen und Sammelstellen vor dem Öffnen des Raums ein. Tische, Wegweiser, LED-Lampen, Verlängerungskabel und ausreichend Platz für Kisten werden häufig erst am Aktionstag als Engpass bemerkt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Geschenkaktion organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Aktionstermin. In dieser Zeit lassen sich Ort, Sammelregeln, Freiwillige, Werbung und Abholtermine verbindlich planen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Geschenkaktion?
- Plane mindestens 2 Helfer pro gleichzeitig betriebener Sammel- oder Verpackungsstation ein. Zusätzlich sollte mindestens 1 Person für Fragen, Nachschub und unerwartete Probleme frei bleiben.
- Wann sollte man Geschenke sortieren und prüfen?
- Sortiere und prüfe die Geschenke direkt nach jeder Abholung oder spätestens am folgenden Werktag. So bleiben fehlende Angaben, beschädigte Artikel und ungeeignete Spenden sichtbar, bevor sie verpackt werden.
- Was muss am Tag der Geschenkaktion zuerst aufgebaut werden?
- Öffne den Raum mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Sammelbehälter, Wegweiser und Verpackungsstationen auf, danach Technik, Beleuchtung und Getränke.
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