Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café réussie se prépare dans un ordre simple : réserver la salle, confirmer les visiteurs, puis organiser les achats et le matériel. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires avant de faire les courses. La veille, vérifie les produits frais, les machines à café et l’accès au lieu. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tables, dresser le buffet et préparer un accueil clair dès l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Réserver les machines à café
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Réfrigérer les aliments frais
Récupérer la clé du lieu
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer le café
2 personnes
Préparer le thé et l’eau
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les pâtisseries et les fruits
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Indiquer les allergènes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les sandwiches et les pâtisseries
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre la clé du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 50
Nappesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 4
Mesures à verserqté 2
Bacs isothermesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 10
Panneau d’accueil

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours avant la matinée café. Mets ensuite la liste des visiteurs à jour afin de prévoir les quantités et d’indiquer clairement les allergènes.
Réserve les machines à café assez tôt et vérifie leur emplacement avant le jour J. Contrôle aussi les bouilloires, thermos, multiprises et rallonges nécessaires au service.
Fais les courses après avoir vérifié la liste complète, puis stocke les produits non périssables séparément. Réfrigère les aliments frais dès leur arrivée et utilise des glacières ou des bacs isothermes pour leur transport.
Récupère la clé et vérifie l’espace avant l’installation. Prévois ensuite le temps nécessaire pour placer les tables et les chaises, poser les nappes et organiser la vaisselle, les plateaux et les ustensiles de service.
Prépare l’accueil avant l’ouverture : panneau, badges nominatifs, stylos et liste des visiteurs doivent être regroupés sur une table dédiée. Garde aussi les poubelles accessibles pour éviter qu’elles ne débordent pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Commence la préparation au moins 10 à 14 jours avant, surtout si une salle et des machines à café doivent être réservées. Termine les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand faire les courses pour une matinée café ?: Achète les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Fais les achats frais la veille, puis place immédiatement les aliments au réfrigérateur ou dans des contenants isothermes adaptés.
Quand installer la salle pour une matinée café ?: Prévois l’installation 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes. Ce délai couvre les tables, les chaises, les nappes, la vaisselle, le buffet, l’accueil et la vérification du matériel électrique.
Comment gérer les allergies lors d’une matinée café ?: Recueille les informations alimentaires au moment de l’inscription, idéalement au moins 3 jours avant. Place ensuite une indication visible pour chaque allergène et sépare les ustensiles utilisés pour les différentes préparations.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.