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Kaffeemorgen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur Kaffee und Gebäck. Du musst früh klären, wie viele Personen kommen, welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden und ob Kaffeemaschinen, Geschirr und Strom vor Ort verfügbar sind. Diese Checkliste führt dich von der Raumreservierung über Einkauf und Aufbau bis zum Empfang. So bleiben frische Lebensmittel gekühlt, Allergene gekennzeichnet und am Veranstaltungstag genug Zeit für die Zubereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Kaffeemaschinen reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

  • Frische Lebensmittel kühlen

  • Location-Schlüssel abholen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Kaffee zubereiten

    2 Personen

  • Tee und Wasser bereitstellen

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    3 Personen

  • Gebäck und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Allergene kennzeichnen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Brötchen und Gebäck servieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Essen nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel für den Veranstaltungsort zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeegläserAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MilchkännchenAnz. 4
  • ZuckerdosenAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • MesskannenAnz. 2
  • KühlwannenAnz. 4

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 50
  • StifteAnz. 10
  • Willkommensschild

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Rückmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Kaffeemorgen ein. So kannst du Besucherzahl, Ernährungswünsche und die Menge an Brot, Belag, Gebäck, Obst und Getränken rechtzeitig anpassen.
  • Kalkuliere pro Person mindestens 2 Tassen Kaffee oder Tee und halte zusätzlich Wasser bereit. Prüfe früh, wie viele Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen du brauchst und ob Verlängerungskabel erforderlich sind.
  • Bereite haltbare Vorräte spätestens 2 Tage vorher vor. Frische Lebensmittel gehören am Vortag in die Kühlung; Kühlboxen oder Kühlwannen helfen, wenn der Raum keinen ausreichend großen Kühlschrank hat.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr, Servierschalen und der Empfangstisch sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitstehen.
  • Kennzeichne Allergene direkt an den Speisen und lege Namensschilder, Stifte und ein Willkommensschild am Empfang aus. Hole den Schlüssel früh genug ab und kontrolliere den Raum, bevor du Türen öffnest.

Häufige Fragen

Wie viel Kaffee brauche ich für einen Kaffeemorgen?
Rechne mit mindestens 2 Tassen pro Person, bei einer Dauer von mehreren Stunden besser mit 3 Tassen. Plane zusätzlich Tee und Wasser ein, damit nicht alle Gäste Kaffee trinken müssen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Kaffeemorgen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze die Rückmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Dann bleibt genug Zeit, Einkäufe und Ernährungswünsche anzupassen.
Wie lange dauert der Aufbau für einen Kaffeemorgen?
Für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr und Empfang solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Bei geliehenen Kaffeemaschinen oder zusätzlicher Dekoration sind 2 Stunden realistischer.
Was muss ich am Vortag für einen Kaffeemorgen erledigen?
Kühle frische Lebensmittel, stelle haltbare Vorräte bereit und prüfe Einkaufsliste, Besucherzahl und Ernährungswünsche. Lege außerdem Geschirr, Namensschilder und die benötigte Ausstattung für den Aufbau zusammen.

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