Koffieochtend organiseren: checklist en planning
Een koffieochtend loopt soepel als je eerst de ruimte en aanmeldingen vastlegt en daarna pas inkopen doet. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat brood, beleg, gebak en fruit goed aansluiten op je bezoekerslijst. Reserveer koffieapparaten en controleer stekkerdozen, kopjes en thermoskannen enkele dagen van tevoren. Op de ochtend zelf werk je van ruimtecontrole en tafels opstellen naar koffie zetten, klaarzetten en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Koffieapparaten reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Vers voedsel koelen
Locatiesleutel ophalen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels dekken
3 personen
Koffie zetten
2 personen
Thee en water klaarzetten
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
Gebak en fruit klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Allergenen aanduiden
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Broodjes en gebak serveren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatiesleutel terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Theeglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Theelepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- Melkkannetjesaantal 4
- Suikerpottenaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 2
- Serveertangenaantal 4
- Maatkannenaantal 2
- Koelbakkenaantal 4
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 50
- Pennenaantal 10
- Welkomstbord
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de boodschappen op basis van de actuele bezoekerslijst en controleer die lijst opnieuw 2 dagen vooraf. Houdbare producten kun je eerder klaarzetten; vers voedsel blijft gekoeld tot vlak voor het serveren.
- Zet per bezoeker minimaal 1 kopje, 1 bord en 1 bestekset klaar. Reken daarnaast op ongeveer 2 koppen koffie per persoon voor een koffieochtend van 2 uur en vul thee en water apart aan.
- Controleer 1 dag vooraf of de koffieapparaten, waterkokers, thermoskannen en stekkerdozen werken. Neem per apparaat een vrije aansluiting en voorkom dat meerdere apparaten op één kleine stekkerdoos staan.
- Maak allergenen zichtbaar bij brood, beleg, gebak en fruit voordat bezoekers binnenkomen. Leg naamkaartjes en pennen op de ontvangsttafel en zet een welkomstbord klaar voordat je de deuren opent.
- Begin 60 tot 90 minuten voor aanvang met tafels, stoelen en servies. Zet koffie pas zo laat mogelijk, zodat die bij de ontvangst warm is; houd extra koffie in thermoskannen beschikbaar.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie heb ik nodig voor een koffieochtend?
- Reken voor een koffieochtend van 2 uur op ongeveer 2 koppen koffie per bezoeker. Voor 25 bezoekers komt dat neer op circa 50 koppen; controleer of je koffieapparaten en thermoskannen die hoeveelheid aankunnen.
- Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een koffieochtend?
- Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op en verwerk ze direct in de bezoekerslijst. Controleer de lijst nogmaals 2 dagen voor de koffieochtend voordat je boodschappen doet.
- Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend voorbereiden?
- Reserveer de ruimte en koffieapparaten bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf. Plan de opbouw op de dag zelf 60 tot 90 minuten voor aanvang, inclusief tafels dekken, voedsel klaarzetten en de ontvangsttafel inrichten.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een koffieochtend?
- Zet per bezoeker minimaal 1 koffiekopje, 1 bord en 1 bestekset klaar, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 30 bezoekers heb je dus minstens 33 kopjes, borden en besteksets nodig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.