Checklist pour organiser un mariage en ville

Un mariage en ville demande de coordonner plusieurs lieux, horaires et prestataires sans perdre de vue les invités. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre : liste des convives, invitations, cérémonie, réception, repas, transport et derniers contrôles. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, les cartes de table et le matériel de service. Utilise-la pour avancer étape par étape, puis garde le déroulé imprimé à portée de main le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Définir les choix de menu
2 personnes
Faire les réservations
Organiser le transport des invités
Vérifier la salle de cérémonie
2 personnes
Vérifier la salle de fête
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Imprimer le déroulé
Recueillir les contacts d'urgence
Créer les cartes de table
2 personnes
Créer les cartes du programme
2 personnes
Créer le panneau d’accueil
Composer la sélection musicale
2 personnes
Rassembler les discours
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le gâteau
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Acheminer la décoration sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Mettre en place l'installation de la cérémonie
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le livre d'or
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Mettre en place la présentation du gâteau
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes

Événement

Accueillir les invités de la cérémonie
3 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Servir le prosecco
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir la piste de danse
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Rapporter les affaires
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Chaises de cérémonieqté 90
Tables de buffetqté 3
Tables cocktailqté 4
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 90
Chariots de transport de tablesqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 110
Verres à vinqté 110
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10
Pichets à caféqté 6

Décoration

Vases à fleursqté 12
Chemins de tableqté 12
Porte-bougies chauffe-platqté 40
Bougies LEDqté 40
Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes en papierqté 12
Panneau d’accueil
Livre d’or
Supports pour cartes de tableqté 12
Cadres photoqté 12
Arche de ballons
Bouquet de cérémonie
Compositions floralesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Couteau à gâteau

Cuisine

Planches à découperqté 6
Tabliers de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Supports pour papier aluminiumqté 2
Grilles de serviceqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par les lieux et les réservations : vérifie séparément la salle de cérémonie et la salle de fête, puis confirme chaque prestataire au moins 4 semaines avant le mariage.
Fixe une date limite de réponse sur l’invitation, idéalement 6 à 8 semaines avant le jour J. Tu pourras ensuite finaliser le plan de table, le menu et les besoins alimentaires.
Prévois le transport des invités entre les lieux avec des horaires précis. Ajoute une marge d’au moins 30 minutes pour les déplacements en ville et transmets les contacts utiles avec les invitations ou le programme.
Ne limite pas le contrôle du matériel aux tables et aux chaises : compte aussi la vaisselle, les verres, les carafes, les plateaux de service et les pichets à café. Fais un test de l’équipement au moins 48 heures avant.
Prépare les éléments imprimés avant la dernière semaine : déroulé, cartes de table, cartes du programme et panneau d’accueil. Confirme aussi le retrait du gâteau et les courses 24 à 48 heures avant la réception.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage en ville ?: Envoie-les 8 à 12 semaines avant le mariage, surtout si les invités doivent se déplacer entre plusieurs lieux. Demande une réponse au plus tard 6 à 8 semaines avant la date afin de finaliser le menu et le plan de table.
Combien de temps prévoir entre la cérémonie et la réception ?: Prévois généralement 30 à 60 minutes pour le déplacement, les photos et l’installation des invités. Ajoute une marge de 15 à 30 minutes si les lieux sont éloignés ou si le trajet dépend de la circulation.
Quand confirmer les prestataires d’un mariage ?: Confirme les prestataires environ 4 semaines avant le mariage, puis vérifie les horaires, les adresses et les numéros de téléphone 7 jours avant. Le dernier contrôle permet de repérer rapidement un changement ou un oubli.
Quand préparer la décoration et la vaisselle ?: Trie la décoration et vérifie la vaisselle 3 à 7 jours avant la réception. Regroupe ensuite les éléments par espace et fais un dernier contrôle 24 heures avant l’installation, notamment pour les verres, les couverts et les accessoires de service.

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