Checklist para organizar una boda urbana sin olvidos

Una boda urbana reúne ceremonia, comida y celebración en espacios que suelen tener horarios y accesos muy concretos. Esta checklist te ayuda a ordenar las 79 tareas del plan, desde la lista de invitados y las invitaciones hasta la tarta y la decoración. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, el transporte, las tarjetas de mesa y la prueba del equipo. Sigue el orden del plan y confirma cada proveedor por escrito antes de la semana de la boda.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Fijar las opciones del menú
2 personas
Hacer reservas
Organizar transporte para los invitados
Comprobar la sala de ceremonia
2 personas
Comprobar el espacio de la fiesta
2 personas
Confirmar proveedores
Imprimir el plan de trabajo
Recopilar contactos de emergencia
Crear tarjetas de mesa
2 personas
Crear tarjetas del programa
2 personas
Hacer el cartel de bienvenida
Preparar la selección musical
2 personas
Recopilar discursos
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger la tarta
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar productos frescos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Llevar la decoración al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar el libro de firmas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Montar aperitivos
3 personas
Montar la presentación de tartas
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir las entregas
2 personas

Evento

Recibir a los invitados de la ceremonia
3 personas
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Servir prosecco
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir la pista de baile
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Refrigerar los sobrantes
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Preclasificar la vajilla
3 personas
Despejar las mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver las cosas
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Sillascant. 90
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Manteleríacant. 12
Fundas para sillascant. 90
Carros de transporte de mesascant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 110
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 10
Jarras de cafécant. 6

Decoración

Jarrones de florescant. 12
Manteles runnerscant. 12
Portavelascant. 40
Velas LEDcant. 40
Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles de papelcant. 12
Cartel de bienvenida
Libro de visitas
Portatarjetas de mesacant. 12
Marcos de fotoscant. 12
Arco de globos
Ramo de ceremonia
Arreglos floralescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillo para tarta

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Delantales de cocinacant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Portarrollos de papel de aluminiocant. 2
Rejillas para servircant. 4
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los invitados y las confirmaciones: recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el menú y la distribución de las mesas. Sin ese dato, es fácil imprimir tarjetas o contratar raciones incorrectas.
Comprueba por separado la sala de ceremonia y el espacio de la fiesta. Hazlo con tiempo suficiente para detectar diferencias de acceso, sillas, mesas, enchufes y horarios de montaje.
Confirma a cada proveedor y reúne sus teléfonos en una sola lista. Imprime el plan de trabajo y los contactos de emergencia para que otra persona pueda resolver incidencias el día de la boda.
No dejes la vajilla y el mobiliario para el último momento: cuenta mesas rectangulares, sillas, mesas de buffet, mesas altas y piezas para cada servicio, incluidos vasos, copas y utensilios de servir.
Prepara la parte impresa y la decoración con antelación: tarjetas de mesa, tarjetas del programa, cartel de bienvenida, selección musical y elementos como jarrones, velas LED y guirnaldas deben estar clasificados antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda urbana?: Empieza la planificación al menos 6 meses antes para cerrar invitados, reservas, proveedores y transporte. Deja la confirmación final del menú, la distribución de mesas y los materiales impresos para las últimas 2 a 4 semanas.
¿Cuándo enviar las invitaciones de una boda urbana?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda y fija una fecha de confirmación al menos 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas y ajustar mesas y menú.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados y el menú?: Cierra el número de invitados entre 3 y 4 semanas antes. Confirma el menú después de recibir las respuestas, pero revisa las cantidades y las necesidades dietéticas una última vez durante la semana previa.
¿Qué se suele olvidar en una boda urbana?: A menudo se olvidan los contactos de emergencia, el transporte de los invitados, las tarjetas de mesa, la prueba del equipo y la recogida de la tarta. Revisa estos puntos entre 7 y 2 días antes y asigna un responsable para cada uno.

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