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Stadt-Hochzeit organisieren: die komplette Checkliste

Eine Hochzeit in der Stadt braucht mehr Abstimmung als nur einen schönen Saal. Gästeliste, Einladungen, Menü, Sitzordnung, Transport und die Räume müssen in der richtigen Reihenfolge geklärt werden. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum Hochzeitstag durch 79 Aufgaben und die benötigte Ausstattung. Besonders hilfreich ist sie in den letzten 14 Tagen, wenn Lieferanten, Technik, Dekoration und Torte zusammenkommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menüoptionen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Transport für Gäste organisieren

  • Den Zeremonieraum überprüfen

    2 Personen

  • Festsaal kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Tischkarten erstellen

    2 Personen

  • Programmkarten erstellen

    2 Personen

  • Willkommensschild erstellen

  • Musikauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Reden sammeln

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Torte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Frische Produkte waschen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zeremonieaufstellung machen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Tortenpräsentation aufbauen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

Event

  • Festgäste empfangen

    3 Personen

  • Gäste zu den Sitzplätzen begleiten

    2 Personen

  • Zeremonie begleiten

    3 Personen

  • Prosecco servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Gäste zum Abendessen begleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Tanzfläche eröffnen

  • Späte Snacks servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr vorsortieren

    3 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Mobiliar abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Verlorene Sachen einsammeln

    2 Personen

  • Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • Stühle für die ZeremonieAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • CocktailtischeAnz. 4
  • TischwäscheAnz. 12
  • StuhlhussenAnz. 90
  • TischtransportwagenAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 110
  • WeingläserAnz. 110
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • DessertlöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 10
  • KaffeekannenAnz. 6

Dekoration

  • BlumenvasenAnz. 12
  • TischläuferAnz. 12
  • TeelichthalterAnz. 40
  • StumpenkerzenAnz. 40
  • LichterkettenAnz. 8
  • PapierlaternenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Gästebuch
  • TischkartenhalterAnz. 12
  • FotorahmenAnz. 12
  • Ballonbogen
  • Zeremoniebouquet
  • BlumenarrangementsAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Tortenmesser

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochhaubenAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AlufolienhalterAnz. 2
  • ServierrosteAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Gästeliste fest, bevor du Einladungen gestaltest: Menüoptionen, Ernährungswünsche und die Anzahl der Sitzplätze hängen direkt davon ab. Verfolge Zu- und Absagen bis spätestens 14 Tage vor der Hochzeit.
  • Plane den Stadt-Transport nicht erst am Hochzeitstag. Prüfe mindestens 4 Wochen vorher, wie Gäste zwischen Zeremonieraum, Festsaal und Unterkunft weiterkommen, und teile Abfahrtszeiten schriftlich mit.
  • Kontrolliere Zeremonieraum und Festsaal getrennt: Für die Zeremonie brauchst du unter anderem eigene Stühle, während im Festsaal rechteckige Tische, Buffetische und Geschirr bereitstehen müssen. Plane diese Prüfung spätestens 7 Tage vorher ein.
  • Teste Geräte und Musik mindestens 48 Stunden vorher und drucke das Drehbuch zusätzlich aus. So bleibt der Ablauf auch dann verfügbar, wenn WLAN, Akku oder eine Datei ausfallen.
  • Hole die Torte mit einem festen Zeitfenster ab und kläre vorher, wer sie übernimmt. Zwei Personen, die Dekoration, Tischkarten und Gläser kontrollieren, entdecken fehlende Kleinteile deutlich früher als ein einzelner Organisator.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Einladungen für eine Stadt-Hochzeit verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Bitte um Rückmeldung spätestens 4 Wochen vorher, damit Menüoptionen, Ernährungswünsche, Sitzordnung und Transport geplant werden können.
Wie viele Stühle brauche ich für eine Hochzeit mit Zeremonie und Festsaal?
Plane die Stühle für Zeremonie und Festsaal getrennt, wenn die Räume nicht direkt umgebaut werden können. Rechne pro angemeldeter Person mit einem Sitzplatz und ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve für Änderungen und Helfer.
Wann muss ich Geschirr und Gläser für die Hochzeit prüfen?
Prüfe Teller, Schalen, Tassen, Besteck sowie Wasser-, Wein- und Champagnergläser spätestens 7 Tage vorher. Zähle am Vortag noch einmal nach, besonders wenn Buffet, Kaffee und Dessert eigenes Geschirr benötigen.
Wie früh muss ich die Hochzeitstorte abholen?
Lege die Abholung mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem geplanten Anschnitt fest, sofern der Anbieter nichts anderes vorgibt. Bestimme eine Ersatzperson und kläre Transport, Kühlung sowie den genauen Übergabeort spätestens am Vortag.

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