Checklist pour organiser un mariage de festival

Un mariage de festival demande de coordonner une cérémonie, un repas et une fête en plein air, souvent sur plusieurs espaces. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les invités, les prestataires et le déroulement de la journée. Le matériel mérite une attention particulière : tentes, mobilier, vaisselle, sonorisation et alimentation électrique doivent être réservés ensemble. Cette checklist t’aide à suivre les 82 tâches et les 62 éléments du plan, dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le déroulement de la cérémonie
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Choisir le menu et la carte des boissons
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le photographe
Commander des fleurs
Commander le matériel de location
Définir le scénario météo
2 personnes
Créer le plan
Établir le plan de table
Désigner le maître de cérémonie
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Acheter des décorations
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les fleurs
Récupérer le gâteau de mariage
Vérifier le lieu
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les chaises de cérémonie
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Placer les chaises autour des tables
4 personnes
Installer la piste de danse
3 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Prévoir les toilettes
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Retirer l’éclairage
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Répartir les compositions florales
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaises de cérémonieqté 90
Tables hautesqté 6
Piste de danse
Scène
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 90
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de préparationqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Distributeurs de glaceqté 2

Cuisine

Plateaux de serviceqté 14
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 8
Pichets à caféqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Couteau à gâteau
Présentoirs à gâteauxqté 2

Décoration

Nappesqté 14
Serviettesqté 120
Badges nominatifsqté 90
Panneau d’accueil
Brochures du programmeqté 100
Vases à fleursqté 16
Guirlandes lumineusesqté 12
Lampionsqté 30
Décorations de tableqté 14
Arche de cérémonie
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 12
Variateurs de lumièreqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les principaux prestataires au moins 9 à 12 mois avant la date : traiteur, photographe, location de tentes, mobilier et sonorisation sont les éléments les plus difficiles à remplacer.
Demande les réponses des invités 6 à 8 semaines avant le mariage, puis rassemble les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité avant de confirmer le menu et les quantités au traiteur.
Prépare deux scénarios météo au minimum 4 semaines à l’avance. Vérifie où installer les tentes, les tables, la piste de danse et les équipements électriques si la cérémonie ou le repas doivent être déplacés.
Ne laisse pas le plan de table, les panneaux de direction et les badges nominatifs à la dernière semaine : finalise la liste des invités 10 à 14 jours avant, puis imprime les supports dès que les changements sont terminés.
Compte séparément le mobilier, la vaisselle et le matériel technique lors de la réception de la location. Contrôle notamment les verres, les couverts, les rallonges, les multiprises, les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un mariage de festival ?: Commence idéalement 9 à 12 mois avant la date. Les premières étapes sont le choix du lieu, la liste prévisionnelle des invités et la réservation des prestataires principaux.
Quand envoyer les invitations pour un mariage de festival ?: Envoie-les environ 4 à 6 mois avant le mariage, surtout si les invités doivent prévoir un déplacement ou un hébergement. Fixe une date limite de réponse 6 à 8 semaines avant l’événement.
Combien de temps avant confirmer le menu et les besoins alimentaires ?: Recueille les allergies et régimes particuliers avec les inscriptions, puis confirme le menu et les quantités au traiteur 4 à 6 semaines avant. Mets à jour le nombre final de convives 10 à 14 jours avant.
Quand préparer le plan de table et le scénario météo ?: Établis le scénario météo au moins 4 semaines avant afin de vérifier les tentes, les espaces de circulation et l’électricité. Finalise le plan de table 10 à 14 jours avant, après la clôture des réponses.

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