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Festivalhochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Festivalhochzeit braucht mehr als schöne Dekoration: Zeremonie, Catering, Technik, Wetterplan und viele Helfer müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ort und Gästeliste, danach Lieferanten und Ablauf. In den letzten Wochen folgen Sitzordnung, Beschilderung, Namensschilder und der Feinschliff bei Essen und Getränken. Diese Checkliste führt dich durch 82 Aufgaben und 62 Dinge – vom ersten Entwurf bis zum Aufräumen am Hochzeitstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Zeremonie-Ablauf festlegen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Speise- und Getränkekarte auswählen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Fotograf buchen

  • Blumen bestellen

  • Mietmaterial bestellen

  • Wetterszenario festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Tischordnung erstellen

  • Moderator bestimmen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Blumen abholen

  • Hochzeitstorte abholen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Zeremoniestühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle um Tische platzieren

    4 Personen

  • Tanzfläche verlegen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Toiletten ausstatten

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Zeremonie begleiten

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Hochzeitstorte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Letzte Runde ausschenken

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    5 Personen

  • Zelte abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Kühlmaterialien entleeren

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Verlorene Sachen einsammeln

  • Blumengestecke verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • Runde TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • ZeremonienstühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 6
  • Tanzfläche
  • Bühne
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • EsslöffelAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Messer für die VorbereitungAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • EisspenderAnz. 2

Küche

  • ServierschalenAnz. 14
  • ServierplattenAnz. 10
  • AusgießkannenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 6
  • MilchkannenAnz. 6
  • ZuckerschalenAnz. 6
  • Tortenmesser
  • KuchenständerAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • ServiettenAnz. 120
  • NamensschilderAnz. 90
  • Willkommensschild
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • BlumenvasenAnz. 16
  • LichterkettenAnz. 12
  • LampionsAnz. 30
  • TischdekorationenAnz. 14
  • Zeremonienbogen
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 12
  • LichtdimmerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Wetterplan nicht erst am Vortag fest. Entscheide früh, wo Partyzelte, Zeremonienstühle und Tanzfläche bei Regen stehen und wer den Umbau übernimmt.
  • Reserviere Technik und Mietmobiliar, sobald Gästeliste und Gelände feststehen. Für Bühne, Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Verlängerungskabel brauchst du außerdem einen konkreten Strom- und Aufbauplan.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit den Anmeldungen und übergib die endgültige Zahl dem Catering. Plane getrennt, wo Buffetische, Kühlschränke und Kühlboxen stehen, damit Speisen und Getränke erreichbar bleiben.
  • Drucke Lageplan, Routenschilder, Programm und Namensschilder erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne dafür mindestens 7 Tage vor der Hochzeit ein, damit Änderungen noch möglich sind.
  • Bestimme mindestens eine verantwortliche Person für Moderation und mehrere Freiwillige für Einlass, Lieferanten und Wetterumbau. Das Paar sollte am Hochzeitstag nicht selbst Gläser, Mikrofone oder Tische koordinieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Festivalhochzeit planen?
Beginne idealerweise 12 bis 18 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Catering, Fotograf, Musik und Mietmaterial solltest du nach der ersten groben Planung reservieren.
Was braucht man für eine Festivalhochzeit bei schlechtem Wetter?
Plane mindestens ein vollständiges Regenszenario mit Partyzelten, befestigten Wegen und einem alternativen Platz für die Zeremonie. Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, wer Zelte, Mobiliar und Technik umstellt.
Wann verschickt man Einladungen zur Festivalhochzeit?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 9 Monate vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 8 Wochen vorher. So bleiben Zeit für Ernährungswünsche, Tischordnung, Namensschilder und die endgültige Cateringzahl.
Wie viel Geschirr und Gläser braucht man für eine Festivalhochzeit?
Bestelle für jeden Gast mindestens einen Dinner-Teller, Dessertteller, Wasserglas und die vorgesehenen Weingläser. Ergänze bei Buffet, Kaffee und mehreren Getränkerunden etwa 10 bis 15 Prozent Reserve, damit Nachspülen nicht den Ablauf stoppt.

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