Checklist para organizar una boda festival sin olvidos

Una boda festival necesita más coordinación que una celebración con mesas y un menú fijo. Hay que cerrar pronto el lugar, los proveedores y el número de invitados, pero también pensar en carpas, sonido, circulación y un plan para el mal tiempo. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje, la ceremonia y la fiesta. Úsala por fases para saber qué resolver primero y qué comprobar justo antes del día de la boda.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Seleccionar proveedores
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir la distribución de la ceremonia
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Elegir el menú y la carta de bebidas
2 personas
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Encargar flores
Pedir material de alquiler
Definir el escenario meteorológico
2 personas
Hacer el plano
Organizar la disposición de las mesas
Designar al maestro de ceremonias
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el programa
Preparar señales de ruta
2 personas
Comprar decoraciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger flores
Recoger la tarta nupcial
Comprobar el lugar
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas alrededor de las mesas
4 personas
Instalar la pista de baile
3 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Proveer los baños
Colocar los carteles de nombre
2 personas
Probar la técnica
2 personas

Evento

Recibir a los proveedores
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café y té
2 personas
Cortar la tarta nupcial
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Repartir los arreglos florales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillas de ceremoniacant. 90
Mesas altascant. 6
Pista de baile
Escenario
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cucharas soperascant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharonescant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de preparacióncant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Dispensadores de hielocant. 2

Cocina

Bandejas de servircant. 14
Bandejas de servircant. 10
Jarras de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Cuchillo para tarta
Platos para tartascant. 2

Decoración

Mantelescant. 14
Servilletascant. 120
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartel de bienvenida
Folletos del programacant. 100
Jarrones de florescant. 16
Guirnaldas de lucescant. 12
Farolilloscant. 30
Decoraciones de mesacant. 14
Arco de ceremonia
Señales de rutacant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 12
Reguladores de luzcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y la lista inicial de invitados. Con ese número puedes pedir presupuestos realistas para catering, alquiler de mesas, sillas, carpas y pista de baile.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para recibir confirmaciones y preferencias dietéticas. Cierra la lista definitiva al menos 10 días antes y comunica ese número a catering y alquileres.
No dejes el plan meteorológico para la última semana. Define con antelación dónde irán las carpas, cómo se protegerán las mesas del buffet y qué alternativa habrá para la ceremonia si llueve.
Calcula la circulación además de los asientos: separa la zona de ceremonia, el buffet, las mesas altas, los baños y la pista de baile. Prepara señales de ruta para que los invitados no dependan de indicaciones verbales.
Revisa el equipo técnico durante el montaje: sonido, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa antes de la llegada de los invitados y asigna a una persona para resolver fallos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda festival?: Empieza entre 9 y 12 meses antes para fijar fecha, lugar y proveedores principales. Las invitaciones pueden enviarse unos 3 meses antes, y el plano, el programa y el material definitivo deberían cerrarse durante las 2 últimas semanas.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados de una boda?: Cierra la lista definitiva entre 10 y 14 días antes de la boda. Así puedes confirmar raciones, preferencias dietéticas, tarjetas con nombres, mesas, sillas, vajilla y bebidas sin trabajar con estimaciones.
¿Qué material hace falta para una boda festival al aire libre?: Como base, revisa carpas, mesas, sillas, mesas de buffet, iluminación o sonido, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Comprueba cada elemento 7 días antes y vuelve a contarlo durante el montaje.
¿Cuándo se prepara el plano de mesas y la distribución de la ceremonia?: Haz un primer plano cuando ya conozcas el lugar y el número aproximado de invitados. Ciérralo entre 7 y 10 días antes, después de recibir las confirmaciones, y prepara las tarjetas con nombres y la señalización a partir de esa versión.

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