Checklist pour organiser un marché régional

Un marché régional demande de coordonner les exposants, le lieu, les autorisations et le matériel sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist suit l’organisation dans un ordre pratique, de la fixation de la date jusqu’à l’installation des stands. Elle couvre aussi les besoins électriques, les inscriptions, les paiements et l’accueil des visiteurs. Utilise-la pour vérifier ce qui est confirmé, ce qui manque et ce qui doit être fait le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du marché
Confirmer le lieu
Réserver les stands
Vérifier le permis
Vérifier l’assurance
Réserver l’alimentation électrique
Inviter les fournisseurs
2 personnes
Inviter les visiteurs
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des fournisseurs
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Informer les fournisseurs
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Changer l'argent liquide
Recharger l’équipement de caisse
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Charger les tables et les stands
4 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Indiquer les stands aux fournisseurs
2 personnes
Contrôler les produits
3 personnes
Afficher les listes de prix
3 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Soutenir les prestataires
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vérifier les stocks
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
Vérifier l'éclairage
Saluer les fournisseurs au départ
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Vérifier le décompte des fournisseurs
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les tables
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
Démonter les tentes de réception
6 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Partager les photos avec les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Tables pliantesqté 4
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 150
Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Pains de glaceqté 30
Plateaux en aluminiumqté 20
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières en tissuqté 8
Panneaux de menuqté 20
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 60
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les fournisseurs : il faut ensuite vérifier le permis, l’assurance et la disponibilité des stands sans modifier le calendrier.
Demande les besoins alimentaires et électriques lors de l’inscription. Regroupe ensuite les points d’alimentation sur le plan pour limiter les rallonges et éviter les câbles dans les passages.
Prépare la promotion suffisamment tôt pour laisser le temps de publier en ligne et de distribuer les affiches. Envoie aussi les informations pratiques aux visiteurs avant le marché, notamment l’accès et les horaires.
Contrôle la météo quelques jours avant, puis adapte les tentes, les tables et la circulation. Prévois les passe-câbles et les chariots de transport avant l’arrivée des fournisseurs, pas pendant le montage.
Le matin du marché, vérifie la caisse, les terminaux de paiement et la monnaie liquide. Prépare également les badges nominatifs et les panneaux de direction afin que les exposants et les visiteurs trouvent rapidement leur emplacement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché régional ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les stands, les autorisations, l’assurance et la promotion.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Invite les fournisseurs environ 6 à 8 semaines avant le marché. Garde ensuite 2 semaines pour traiter les inscriptions, recueillir leurs besoins et mettre à jour la liste des participants.
Quand vérifier le permis et l’assurance du marché ?: Vérifie le permis et l’assurance dès que le lieu est confirmé, idéalement au moins 6 semaines avant l’événement. Ne lance pas la communication définitive tant que ces points ne sont pas clarifiés.
Que faut-il préparer la veille d’un marché régional ?: La veille, rassemble le matériel, prépare les badges et les panneaux, vérifie les prévisions météo et fais les courses. Recharge aussi les terminaux de paiement et contrôle la monnaie liquide avant l’installation.

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