Checklist para organizar un mercado local

Organizar un mercado local requiere coordinar proveedores, puestos, permisos y visitantes en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha y confirmar el lugar; después reserva los puestos, revisa el seguro y comprueba los permisos necesarios. En las semanas previas tendrás que gestionar inscripciones, difusión, preferencias dietéticas y necesidades eléctricas. Esta checklist también te ayuda a llegar al montaje con la distribución preparada, el cambio, los datáfonos y todo el material reunido.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del mercado
Confirmar el lugar
Reservar puestos
Comprobar el permiso
Comprobar el seguro
Reservar el suministro eléctrico
Invitar a los proveedores
2 personas
Invitar a los visitantes
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de proveedores
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Informar a los proveedores
Enviar información a los visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cambiar efectivo
Cargar el equipo de caja
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Cargar mesas y puestos
4 personas
Despejar el lugar
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Indicar a los proveedores sus puestos
2 personas
Comprobar los productos
3 personas
Colocar las listas de precios
3 personas
Última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Apoyar a los proveedores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar el inventario
Reponer el material sanitario
Comprobar la iluminación
Despedir a los proveedores
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Comprobar la liquidación de proveedores
2 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar las mesas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
Desmontar las carpas de fiesta
6 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Devolver el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Compartir fotos con los proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Manteles individualescant. 20
Mesas plegablescant. 4
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 150
Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platilloscant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Datáfonoscant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Megáfonos de manocant. 2
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Bandejas de aluminiocant. 20
Recipientes herméticoscant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners de telacant. 8
Carteles del menúcant. 20
Rotuladores de tizacant. 12
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 60
Números de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Guantes de gomacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los proveedores. Reserva los puestos con antelación y deja por escrito horarios de llegada, montaje y desmontaje.
Pide a cada proveedor sus necesidades eléctricas y de espacio al registrarse. Actualiza la lista y dibuja la distribución antes de informarles de su ubicación.
Envía la información a los visitantes varios días antes e incluye horarios, acceso y opciones de comida. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción para comunicarlas a los proveedores.
Revisa la previsión meteorológica entre 48 y 72 horas antes. Comprueba entonces las carpas, mesas, neveras portátiles, cables alargadores y alfombrillas para cables.
Prepara el dinero y los cobros el día anterior: cambia efectivo, carga los datáfonos y revisa las cajas de caudales. Las acreditaciones y las señales de ruta deben estar listas antes de que llegue el primer proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado local?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos, confirmar el seguro e invitar a los proveedores. Deja la compra, el cambio y la preparación del equipo para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Confirma los puestos al menos 3 o 4 semanas antes. Así todavía puedes actualizar la distribución, revisar las necesidades eléctricas y sustituir a un proveedor que cancele.
¿Cuándo se debe revisar la previsión del tiempo?: Haz una primera revisión 72 horas antes y una segunda el día anterior. Con esa información puedes ajustar las carpas, la distribución y la protección de cables y equipos.
¿Qué hay que preparar el día antes de un mercado local?: Reúne los materiales, comprueba la lista de la compra, prepara las acreditaciones y las señales de ruta, y cambia el efectivo. También conviene cargar los datáfonos y verificar que hay suficientes cables, regletas y alfombrillas para cables.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.