Organiser un marché régional sans rien oublier

Un marché régional se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les autorisations, puis les exposants, l’aménagement et la logistique. Cette checklist rassemble les 68 tâches du plan, de la fixation de la date jusqu’au contrôle du site et à la réception des livraisons. Elle aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, branchements électriques, signalétique, météo et informations pratiques à transmettre aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander l’autorisation nécessaire
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Inventorier les stands et les échoppes
2 personnes
Contacter les exposants locaux
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Confirmer les emplacements de stand
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Étiqueter les caisses et le matériel
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Réceptionner la livraison
2 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encadrer les stands du marché
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Allumer l’éclairage du soir
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Refroidir et stocker les restes
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Débrancher l'alimentation électrique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les courses restantes
2 personnes
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Extincteurs portatifsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Valises de caisseqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tabliers de serviceqté 8
Filets à cheveuxqté 8

Décoration

Nappesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières en tissuqté 8
Panneaux en ardoiseqté 14
Compositions floralesqté 12
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu plusieurs semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Un marché avec tentes, stands et circulation du public demande souvent des validations distinctes.
Confirmez les emplacements de stand après avoir recueilli les besoins des exposants : accès électrique, espace de vente, tables, chaises ou portants. Envoyez ensuite un plan et les horaires d’installation, au plus tard 7 jours avant le marché.
Prévoyez les branchements avant l’arrivée du matériel. Comptez les rallonges et multiprises par zone, testez les machines à café et bouilloires, et rechargez les lampes ainsi que les terminaux de paiement la veille.
Achetez les produits frais assez tard pour préserver leur qualité, mais préparez les stocks non périssables plus tôt. Les glacières doivent être prêtes avant la réception des aliments et les besoins alimentaires des participants confirmés à l’avance.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Préparez la signalétique du stationnement et de l’itinéraire, étiquetez les caisses et répartissez les bénévoles avant le début du montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché régional ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de contacter les exposants, de traiter les inscriptions et de confirmer les fournisseurs.
Quand faut-il confirmer les stands des exposants ?: Confirmez les emplacements au moins 7 jours avant l’événement. Envoyez avec cette confirmation le plan du marché, les horaires d’arrivée, les accès et les besoins matériels connus.
Quand acheter les produits frais pour un marché régional ?: Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant le marché, selon leur durée de conservation. Gardez-les au froid dès leur réception et préparez les en-cas le plus près possible de l’ouverture.
Quand vérifier la météo pour un marché régional ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin de l’événement. Cela permet d’ajuster l’installation des tentes, les stocks, la circulation et la répartition des bénévoles.

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