Checklist para organizar un mercado local sin imprevistos

Organizar un mercado local requiere coordinar permisos, puestos, expositores, proveedores y montaje en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y deja cerrada la distribución antes de confirmar las ubicaciones. Después, concentra las inscripciones y la comunicación con los participantes. En los últimos días tendrás que revisar el tiempo, preparar las provisiones, comprobar el recinto y recibir las entregas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar el permiso necesario
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Inventariar puestos y stands
2 personas
Contactar a expositores locales
2 personas
Inscribir a los participantes
2 personas
Confirmar las ubicaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Etiquetar cajas y materiales
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir la entrega
2 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Presentar los aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Abastecer los baños
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Atender la entrada y la información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Guiar los puestos del mercado
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar el inventario
Encender la iluminación nocturna
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas
Enfriar y almacenar los restos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desconectar la alimentación eléctrica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
Entregar el lugar en orden
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Mesas de cervezacant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Terminales de pagocant. 2
Extintores manualescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 4
Cajas de la caja registradoracant. 2

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Abrebotellascant. 4
Delantales de serviciocant. 8
Rejillas para el pelocant. 8

Decoración

Mantelescant. 20
Guirnaldascant. 12
Banners de telacant. 8
Pizarrascant. 14
Arreglos floralescant. 12
Números de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el permiso y la distribución antes de abrir las inscripciones. Necesitas saber cuántos puestos caben y dónde irán las mesas, carpas y zonas de paso.
Envía a cada expositor la información práctica al menos 7 días antes: ubicación, horario de llegada, acceso para descargar y material que debe llevar.
Asigna voluntarios por franjas de 2 a 3 horas y entrega instrucciones concretas para recepción, orientación, aparcamiento y apoyo a los puestos.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Las carpas, las lámparas recargables y las cajas de materiales deben quedar preparadas antes del montaje.
Separa las compras no perecederas de los productos refrigerados y prepara estos últimos el mismo día. Lleva neveras portátiles y etiqueta las cajas para encontrar vajilla, cables, señalización y utensilios sin abrirlo todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado local?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para conseguir el permiso, reservar el recinto y contactar con los expositores. Deja la distribución y las ubicaciones confirmadas como máximo 7 días antes.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores del mercado?: Confirma la participación y la ubicación al menos una semana antes. Envía después un mensaje final 48 horas antes con el horario de llegada, las indicaciones y cualquier cambio por el tiempo.
¿Qué se prepara el día anterior a un mercado local?: El día anterior debes etiquetar las cajas, preparar las provisiones no perecederas, revisar las señales y comprobar cables, regletas, terminales de pago y equipos. Los productos refrigerados pueden comprarse o prepararse el mismo día.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado local?: Calcula al menos 1 voluntario para recibir a los expositores, 1 para orientar al público y 1 para resolver incidencias por cada 10 a 15 puestos. En un mercado pequeño, organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir toda la jornada.

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