Regionale Marktveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine regionale Marktveranstaltung steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst werden Datum, Ort und Genehmigungen geklärt, danach Stände, Aussteller und Helfer. Plane nicht nur Verkaufsflächen, sondern auch Strom, Kühlung, Beschilderung und die Ausgabe von Speisen und Getränken ein. Diese Checkliste umfasst 68 Aufgaben und 54 benötigte Dinge – von Marktständen und Zelten bis zu Kartenterminals und Thermoskannen. So erkennst du rechtzeitig, was häufig vergessen oder zu spät bestellt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Erforderliche Genehmigung beantragen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Stände und Verkaufsstände inventarisieren
2 Personen
Lokale Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Teilnehmer anmelden
2 Personen
Standplätze bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferantenabsprachen bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
Kisten und Materialien beschriften
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Lieferung annehmen
2 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks präsentieren
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten auffüllen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Eingang und Information besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Marktstände betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Tische sauber halten
2 Personen
Bestand prüfen
Abendbeleuchtung einschalten
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Aussteller verabschieden
3 Personen
Reste kühlen und lagern
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Stromversorgung trennen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
Location sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 6
BiertischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
KartenterminalsAnz. 2
HandfeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FunkgeräteAnz. 4
KassakofferAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 80
GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
ServierschürzenAnz. 8
HaarnetzeAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
StoffbannerAnz. 8
KreidetafelnAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 12
TischnummernAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und den Veranstaltungsort zuerst. Rechne dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, bevor du Aussteller verbindlich einlädst oder Standplätze bestätigst.
Plane die Standaufteilung mit Strom- und Laufwegen. Verlängerungskabel, wiederaufladbare Lampen und Kartenterminals werden oft erst am Aufbautag vermisst.
Bestätige Aussteller und Lieferanten spätestens eine Woche vorher schriftlich. Schicke dabei auch Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Aufbauzeiten und Informationen zum Stand mit.
Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf. Teile haltbare Vorräte früh ein und kaufe Kühlprodukte so ein, dass sie bis zur Ausgabe durchgehend gekühlt bleiben.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und kontrolliere das Gelände vor dem Einlass. Beschrifte Kisten und Materialien, damit Zelte, Tische, Geschirr und Küchenutensilien beim Abbau schnell wieder zugeordnet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine regionale Marktveranstaltung planen?: Beginne idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Für viele Aussteller, Lieferanten oder zusätzliche Infrastruktur solltest du eher 10 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Marktstände brauche ich für eine regionale Marktveranstaltung?: Das hängt von der Zahl der angemeldeten Anbieter und der verfügbaren Fläche ab. Lege die Standplätze erst nach der Anmeldung fest und reserviere zusätzlich etwa 10 Prozent freie Fläche für Wege, Versorgung und kurzfristige Änderungen.
Wann soll ich die Ausstellerinformationen verschicken?: Sende die vollständigen Informationen spätestens 7 Tage vor dem Markt. Darin sollten Aufbauzeit, Zufahrt, Park- und Standplatzangaben sowie Hinweise zu Strom, Tischen und Kartenzahlung enthalten sein.
Wann kaufe ich Lebensmittel und Getränke für den Markt ein?: Haltbare Vorräte kannst du 2 bis 3 Tage vorher bereitstellen. Kühlprodukte und frische Snacks kaufst du möglichst am Vortag oder am Veranstaltungstag ein und lagerst sie bis zur Ausgabe in Kühlboxen.

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