Organiser un marché du soir sans rien oublier

Un marché du soir demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut réserver le lieu, obtenir l’autorisation, organiser les stands, prévoir l’alimentation électrique et coordonner les livraisons avant le jour J. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 83 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être traitées. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : monnaie, éclairage, poids pour les tentes, besoins alimentaires et solution de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Réserver le lieu
Réserver un fournisseur de stands
Réserver l’alimentation électrique
Recruter des exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Préparer le plan du stand
2 personnes
Élaborer le plan
Informer les exposants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des tâches
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Prévoir une couverture alternative
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Rappeler les exposants
Contrôler le site
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les glacières
Vider les poubelles
2 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Refroidir à nouveau les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer le catering non vendu
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le matériel de caisse
Rendre la caution et le matériel loué
Trier les objets trouvés
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Parois de standqté 12
Poids de standqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone à main
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 50
Plateauxqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Plantes d'intérieur décorativesqté 8
Panneaux de standqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Poubelles à pédaleqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Gants de travailqté 12
Gants en caoutchoucqté 8
Chariots de nettoyageqté 2

Catering

Courses
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Corbeilles à painqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Cartes de menuqté 8
Carte des allergènesqté 4
Listes de prixqté 12
Rouleaux de tickets de caisseqté 8
Plateaux pour espècesqté 4
Panneaux de paiementqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 4
Agrafeusesqté 2
Badges nominatifsqté 30
Pochettes plastiquesqté 30
Plans du marchéqté 100

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le permis de marché : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations et réserver les stands, le mobilier et l’électricité.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître le nombre d’exposants. Demandez dès le formulaire leurs besoins électriques, alimentaires et leur espace nécessaire, puis envoyez une confirmation finale 7 jours avant le marché.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer les exposants. Réservez notamment des poids pour chaque tente, ainsi que des rallonges, multiprises et enrouleurs adaptés aux points électriques réellement disponibles.
Préparez l’ambiance et le fonctionnement séparément : guirlandes lumineuses et lampes LED pour les stands, caisses et terminaux de paiement pour les ventes, mégaphone pour les annonces. Testez tout le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.
Vérifiez la météo 3 à 5 jours avant, puis le matin même. Une couverture alternative doit être décidée à l’avance, avec les livraisons, les bénévoles, la monnaie, les glacières et le matériel de service confirmés avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du soir ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu et demander le permis ; les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, au plan, aux livraisons et aux rappels.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché du soir ?: Confirmez-les environ 3 semaines avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et recueilli leurs besoins. Envoyez ensuite un rappel final 7 jours avant, avec l’horaire d’arrivée, l’emplacement et les consignes électriques.
Combien de stands faut-il prévoir pour un marché du soir ?: Le nombre dépend des inscriptions et de la surface disponible, mais chaque exposant doit avoir un emplacement défini sur le plan avant la confirmation. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les espaces de circulation, les zones techniques et les imprévus.
Quand vérifier le matériel et la météo pour un marché du soir ?: Faites un premier contrôle du mobilier, de l’éclairage, des paiements et du matériel de cuisine 48 heures avant. Vérifiez les prévisions 3 à 5 jours avant, puis à nouveau le matin de l’événement afin d’activer rapidement la solution de repli.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.