Avondmarkt organiseren: een praktische checklist

Een avondmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, locatie en vergunning vast; regel daarna kramen, stroom en standhouders. In de laatste weken werk je de standindeling, catering en vrijwilligersplanning uit. Controleer op de dag zelf de leveringen, verlichting, kassaboxen en het weer. Deze checklist helpt je om 77 taken en 83 benodigdheden op tijd af te vinken, zonder dat praktische details pas bij de opbouw boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktvergunning aanvragen
Locatie reserveren
Kramenleverancier reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Standhouders werven
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Standindeling maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
Standhouders informeren
Vrijwilligers werven
2 personen
Takenrooster maken
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatieve overkapping regelen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Standhouders herinneren
Terrein controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Kramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Informatietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelboxen controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Dranken opnieuw koelen
2 personen
Hapjesvoorraad aanvullen
2 personen
Bezoekers informeren over sluiting
Standhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Onverkochte catering inpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Kramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Kassamaterialen opbergen
Borg en huurmaterialen retourneren
Gevonden voorwerpen sorteren
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Kraamwandenaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handmegafoon
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Schenkkanenaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Theelepelsaantal 50
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Decoratieve potplantenaantal 8
Standbordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Pedaalemmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Schoonmaakcaddiesaantal 2

Catering

Boodschappen
Koelelementenaantal 24
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Buffetbordenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartaantal 4
Prijslijstenaantal 12
Kassabonnenrollenaantal 8
Contantgeldbakjesaantal 4
Betaalbordjesaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verbanddozenaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Kantoor

Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Touwaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Naamkaartjesaantal 30
Plastic insteekhoezenaantal 30
Marktplattegrondenaantal 100

Tips

Vraag de marktvergunning vroeg aan en controleer meteen welke eisen gelden voor kramen, stroom, voedselverkoop en openingstijden. Plan hiervoor minimaal 6 tot 8 weken vóór de avondmarkt.
Bevestig standhouders uiterlijk 2 weken vooraf en stuur daarna de plattegrond, opbouwtijd, parkeerinformatie en contactgegevens in één bericht. Zo voorkom je losse vragen op de dag zelf.
Maak de standindeling niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Houd ook rekening met stroompunten, looproutes, catering, kassa’s en voldoende afstand tussen kabelhaspels en bezoekers.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en regel partytenten, kraamgewichten of een alternatieve overkapping voordat het nodig is. Losse kramen en lichtsnoeren zijn bij wind extra kwetsbaar.
Zet vóór de opening alle betaalmiddelen, wisselgeld, verlichting en kabels klaar. Test pinapparaten en lichtsnoeren minstens 2 uur voor bezoekers arriveren en wijs één persoon aan voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een avondmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en marktvergunning. Reserveer in dezelfde eerste 2 weken ook de kramen, stroomvoorziening en eventuele overkapping.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een avondmarkt?: Reken minimaal één marktkraam per standhouder en tel extra ruimte mee voor catering, informatie en kassa’s. Maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de markt zijn gesloten.
Wanneer moet ik de standhouders informeren?: Stuur een eerste bevestiging direct na acceptatie en de praktische briefing uiterlijk 7 dagen voor de avondmarkt. Herinner iedereen nogmaals 1 tot 2 dagen vooraf aan opbouwtijd, locatie en benodigde materialen.
Hoe regel ik stroom en verlichting voor een avondmarkt?: Inventariseer uiterlijk 4 weken vooraf hoeveel aansluitingen elk verkooppunt nodig heeft en reserveer kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen. Test alle lichtsnoeren, ledlampen en batterijen minimaal 2 uur vóór de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.