Checklist para organizar un mercado nocturno

Un mercado nocturno necesita más coordinación que un mercado diurno: los puestos, la iluminación, la electricidad y la seguridad deben estar listos al mismo tiempo. Empieza fijando la fecha y el lugar, solicita el permiso y reserva con antelación los puestos, las carpas y el suministro eléctrico. Después abre las inscripciones, distribuye a los expositores en un plano y confirma qué necesita cada uno. Durante la última semana, revisa las entregas, el pronóstico y el plan alternativo por lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso de mercado
Reservar el lugar
Reservar proveedor de puestos
Reservar el suministro eléctrico
Buscar expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Hacer el plano de puestos
2 personas
Desarrollar el plano
Informar a los responsables de los stands
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer el horario de tareas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Organizar una cubierta alternativa
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Recordar a los expositores
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Descargar los puestos
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Atender la mesa de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Reponer los baños
Comprobar la iluminación
Volver a enfriar las bebidas
2 personas
Reponer el stock de aperitivos
2 personas
Informar a los visitantes sobre el cierre
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Empaquetar catering no vendido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Guardar el material de caja
Devolver la fianza y el material alquilado
Clasificar los objetos perdidos
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 12
Paredes del standcant. 12
Pesos para carpascant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Megáfono de mano
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarrascant. 4
Botellas térmicascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharillascant. 50
Bandejascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Plantas ornamentales en macetacant. 8
Carteles de standcant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Paños de microfibracant. 20
Esponjascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Cubos de pedalcant. 4
Pinzas para residuoscant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Guantes de gomacant. 8
Carritos de limpiezacant. 2

Catering

Compras
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cestas de pancant. 6
Platos de buffetcant. 8
Cartas del menúcant. 8
Carta de alérgenoscant. 4
Listas de precioscant. 12
Rollos de reciboscant. 8
Bandejas para efectivocant. 4
Señalización de pagocant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Botiquinescant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 4
Grapadorascant. 2
Tarjetas de nombrecant. 30
Fundas de plásticocant. 30
Planos del mercadocant. 100

Consejos

Solicita el permiso del mercado y confirma las condiciones del lugar al menos 6 semanas antes. Comprueba también hasta qué hora puede funcionar la instalación y cuándo debe quedar desmontada.
Cierra las inscripciones de expositores entre 3 y 4 semanas antes. Pide en el formulario las necesidades eléctricas, preferencias dietéticas y dimensiones de cada puesto para evitar cambios de última hora.
Prepara el plano de puestos con una ruta clara para visitantes, expositores y entregas. Reserva espacio adicional para carpas, pesos, mesas, neveras y cables, en lugar de ocupar todo el perímetro disponible.
Calcula la electricidad por circuitos y prueba luces, lámparas LED, alargadores y regletas antes de abrir. Mantén las baterías cargadas y coloca los cables en enrollacables para reducir tropiezos durante el montaje nocturno.
Asigna voluntarios por franjas de 2 horas y entrega a cada responsable un horario, un punto de contacto y una tarea concreta. El día anterior, confirma entregas, cambio para las cajas y la hora de llegada de cada expositor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado nocturno?: Empieza entre 8 y 10 semanas antes para tener tiempo de fijar el lugar, solicitar permisos y reservar puestos, carpas y electricidad. Deja cerrados los expositores y el plano como máximo 3 semanas antes.
¿Qué hay que comprobar para la iluminación de un mercado nocturno?: Comprueba que cada zona tenga iluminación suficiente y que los cables lleguen sin cruzar los recorridos principales. Haz una prueba completa al menos 48 horas antes, con baterías, alargadores, regletas y enrollacables preparados.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Cierra el formulario entre 3 y 4 semanas antes del mercado. Así puedes recoger las necesidades eléctricas y dietéticas, ajustar el plano e informar a cada responsable con tiempo.
¿Qué hacer si llueve durante un mercado nocturno?: Define el plan alternativo al menos 2 semanas antes y confirma que las carpas tengan paredes y pesos adecuados. Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la mañana del evento para decidir los cambios de montaje.

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