Checklist pour organiser un marché du Nouvel An

Un marché du Nouvel An demande une préparation plus structurée qu’un simple événement de quartier. Il faut coordonner les exposants, les emplacements, les autorisations, la circulation et le matériel avant de penser aux derniers achats. Cette checklist de 68 tâches suit l’ordre logique, de la fixation des horaires à l’installation des stands. Elle couvre aussi les boissons chaudes, le service traiteur, l’éclairage et les paiements, souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du marché
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Demander des mesures de circulation
Contacter les exposants du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Créer le plan du marché
2 personnes
Fixer la numérotation des stands
Envoyer les informations aux participants
Publier les informations de stationnement
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Commander les imprimés pour le marché
Composer le menu traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Réserver les fournitures manquantes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir le point d'information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir les stands
12 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter les stands de vente
6 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ranger le matériel de caisse
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Nappesqté 12
Barrières de fouleqté 12
Poteaux de balisageqté 10
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Chauffes-platqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 6
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Draps de standqté 18
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux de numéro de standqté 18

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 24
Caisses de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Panneaux de menuqté 6
Listes de prixqté 18
Cartes des allergènesqté 30
Porte-serviettesqté 12
Courses

Conseils

Fixez les horaires et le plan du terrain avant de contacter les exposants : indiquez dès le départ les dimensions des emplacements, les accès et les horaires d’installation.
Commencez les démarches administratives plusieurs semaines à l’avance. Les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation peuvent bloquer le marché si elles sont demandées au dernier moment.
Attribuez les stands avant l’envoi des informations finales. Communiquez à chaque exposant son numéro, son emplacement, les horaires d’arrivée et les besoins électriques éventuels.
Vérifiez le matériel au moins 7 jours avant l’ouverture : tables, tentes, barrières, rallonges, passe-câbles, terminaux de paiement et éclairage doivent être comptés, pas seulement réservés.
Préparez les boissons et les stocks en deux temps : installez les produits non périssables à l’avance, puis refroidissez les boissons et remplissez les thermos le jour même pour éviter une attente au service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché du Nouvel An ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les exposants et la circulation doivent être traités avant la communication publique et les réservations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché du Nouvel An ?: Prévoyez au moins 4 heures pour installer les stands, les tentes, les tables, l’éclairage, les barrières et les zones de service. Ajoutez du temps si le terrain nécessite un balisage ou plusieurs points électriques.
Quand confirmer les exposants et leur emplacement ?: Confirmez les inscriptions et les numéros de stand environ 2 à 3 semaines avant le marché. Envoyez ensuite un plan clair avec les horaires d’arrivée, le stationnement et les consignes d’installation.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché du Nouvel An ?: La veille, contrôlez les stocks, les boissons, le matériel de service, les caisses et les terminaux de paiement. Vérifiez aussi que les produits non périssables sont en place et que les équipements électriques sont répartis sans câbles dans les passages.

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