Nieuwjaarsmarkt organiseren: checklist en planning
Een nieuwjaarsmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je regelt tegelijk deelnemers, terreinindeling, vergunningen, verkeer, betalingen, catering en stroomvoorziening. Begin met de datum, tijden en locatie en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk weken vooraf vastlegt en welke praktische zaken op de marktdag vaak te laat worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Marktdatum en tijden vastleggen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Marktkraamhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkoopplaatsen toewijzen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Kraamnummering vastleggen
Deelnemersinformatie versturen
Parkeerinformatie publiceren
Socialmediaberichten plaatsen
Drukwerk voor de markt bestellen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen reserveren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Marktkramen plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kraamnummers bevestigen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Catering opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
Informatiepunt openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kramen bemannen
12 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Verdwaalde voorwerpen registreren
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Bezoekers vriendelijk uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Verkoopkramen afbouwen
6 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Stroomkabels verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelproducten opruimen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Kassamaterialen afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Terrein opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 18
- Partytentenaantal 6
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 24
- Tafelkledenaantal 12
- Dranghekkenaantal 12
- Afzetpalenaantal 10
- Afzetlintaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudersaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Pinapparatenaantal 3
- Kassaboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Portofoonsaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 10
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Nieuwjaarsvlaggenaantal 6
- Slingersaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Tafeldecoratieaantal 12
- Kraamdoekenaantal 18
- Prikbordenaantal 6
- Kraamnummerbordenaantal 18
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Opbergkrattenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Afwasteiltjesaantal 3
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Menubordenaantal 6
- Prijslijstenaantal 18
- Allergenenkaartjesaantal 30
- Servettenhoudersaantal 12
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, openingstijden en terreinindeling minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct of vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen nodig zijn; die aanvragen kunnen meerdere weken duren.
- Benader marktkraamhouders vroeg en sluit de inschrijving zodra het aantal verkoopplaatsen bekend is. Verzamel tegelijk dieetwensen, reserveringen en contactgegevens, zodat je catering en deelnemersinformatie niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond met kraamnummers, looproutes, parkeerinformatie en eventuele afzettingen. Deel die informatie samen met opbouwtijden en laad- en losafspraken met alle deelnemers.
- Controleer een week vooraf niet alleen tafels, kramen en tenten, maar ook stroom: verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten moeten passen bij de locatie. Test pinapparaten, verlichting, koffiezetapparaten en warmhouders vóór de marktdag.
- Koel dranken minstens enkele uren voor opening en zet houdbare voorraad en servies per verkooppunt klaar. Plan een korte briefing van 15 minuten voor medewerkers en spreek af wie portofoons, kassaboxen, materialen en afsluiting beheert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Reserveer materialen en bevestig leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt.
- Welke vergunning heb ik nodig voor een nieuwjaarsmarkt?
- Dat hangt af van gemeente, locatie, omvang en activiteiten. Controleer minimaal 8 weken vooraf de meldings- en vergunningseisen en vraag verkeersmaatregelen tijdig aan als bezoekers of laden en lossen de openbare weg raken.
- Hoeveel marktkramen heb ik nodig voor een nieuwjaarsmarkt?
- Bepaal eerst hoeveel deelnemers definitief meedoen en reserveer daarna per deelnemer één verkoopplaats, met extra ruimte voor catering en informatie. Houd bij de terreinindeling ook loopruimte en een vrije doorgang van ongeveer 3 meter aan.
- Wanneer moet ik de plattegrond en parkeerinformatie versturen?
- Stuur de plattegrond, kraamnummers, opbouwtijden en parkeerinformatie uiterlijk 1 week vooraf. Zo kunnen deelnemers hun aankomst en materiaaltransport plannen en kun je wijzigingen nog tijdig verwerken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!