Checklist para organizar un Mercado de Año Nuevo
Un Mercado de Año Nuevo necesita más que puestos y decoración: hay que coordinar permisos, circulación, participantes, catering y equipos antes de abrir. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde fijar la fecha y el recinto hasta enfriar las bebidas y preparar las provisiones. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como la numeración de los puestos, la información de aparcamiento y los datáfonos. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar que nada quede pendiente el día anterior.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y los horarios del mercado
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Solicitar medidas de tráfico
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos de venta
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Crear un plano del mercado
2 personas
Fijar la numeración de los puestos
Enviar información a los participantes
Publicar información de estacionamiento
Publicar mensajes en redes sociales
Pedir la impresión para el mercado
Preparar el menú de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Reservar materiales faltantes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Colocar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Confirmar los números de los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Abrir el punto de información
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender los puestos
12 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Registrar los objetos perdidos
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Tomar los últimos pedidos
3 personas
Despedir cordialmente a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos de venta
6 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Cerrar el material de caja
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Entregar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 18
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Mantelescant. 12
- Vallas de control de multitudescant. 12
- Postes separadorescant. 10
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Datáfonoscant. 3
- Cajas de cajacant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Banderas de Año Nuevocant. 6
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Manteles para puestoscant. 18
- Tableros de corchocant. 6
- Carteles con número de standcant. 18
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de cocinacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajas de almacenamientocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Cubetas para lavarcant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Carteles del menúcant. 6
- Listas de precioscant. 18
- Tarjetas de alérgenoscant. 30
- Porta-servilletascant. 12
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, los horarios y la distribución del recinto antes de contactar con los puestos. Así podrás asignar espacios concretos y preparar un plano con numeración sin rehacerlo después.
- Comprueba los permisos, el seguro y las medidas de tráfico con varias semanas de margen. Si el mercado ocupa una vía pública o modifica el acceso, estos trámites pueden condicionar toda la organización.
- Confirma por escrito a cada participante su número de puesto, horario de llegada, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas. Envía esta información junto con las indicaciones de aparcamiento para reducir consultas de última hora.
- Haz un inventario separado de mobiliario, vajilla y equipos: puestos, carpas, mesas, vallas, vasos, máquinas de café, termos, datáfonos, alargadores y walkie-talkies. Reserva lo que falte antes de hacer la compra y de preparar el montaje.
- Prepara con antelación las provisiones no perecederas y enfría las bebidas el día anterior. El día del mercado deja para el final solo el montaje de alimentos, el encendido de las luces y la comprobación de cajas y datáfonos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Año Nuevo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, recinto, permisos, seguro y puestos. Deja al menos 2 semanas para cerrar inscripciones, plano, catering, impresión y comunicación a los participantes.
- ¿Qué hay que confirmar con los puestos del mercado?
- Confirma el número de puesto, el horario de montaje, las necesidades de mesa, carpa o electricidad y cualquier preferencia dietética. Envía el plano y la información de aparcamiento como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Las provisiones no perecederas pueden prepararse con 1 o 2 días de antelación. Enfría las bebidas el día anterior y deja el catering fresco para el día del mercado, siguiendo el horario de servicio previsto.
- ¿Cuántos vasos y platos necesito para el mercado?
- Calcula al menos 1,5 vasos y 1 plato por asistente si habrá servicio de comida y bebida, y añade un 10 % de reserva. Ajusta la cantidad según la duración, el número de puestos y la frecuencia de lavado o reposición.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!