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Neujahrsmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Neujahrsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Heißgetränke. Lege zuerst Termin, Geländeaufteilung und behördliche Anforderungen fest, bevor du Betreiber, Lieferanten und Gäste informierst. Danach folgen Standvergabe, Marktplan, Catering, Ausstattung und die Kommunikation mit den Teilnehmenden. Diese Checkliste bündelt 68 Aufgaben und 58 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge, damit am Markttag weder Kabelmatten noch gekühlte Getränke fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Marktdatum und -zeiten festlegen

  • Location und Geländeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Marktstandbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Verkaufsplätze zuweisen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Standnummerierung festlegen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Drucksachen für den Markt bestellen

  • Catering-Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Fehlende Materialien reservieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Marktstände aufstellen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Catering aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Infopunkt eröffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Stände besetzen

    12 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Kalte Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffetvorräte auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen aufnehmen

    3 Personen

  • Besucher freundlich verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Verkaufsstände abbauen

    6 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Stromkabel entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlprodukte wegräumen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Kassenmaterialien abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Gelände übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 18
  • PartyzelteAnz. 6
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 10
  • AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • KassenboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • NeujahrsflaggenAnz. 6
  • GirlandenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 12
  • StandtücherAnz. 18
  • PinnwändeAnz. 6
  • StandnummernschilderAnz. 18

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KüchenzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 24
  • SpülbeckenAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • MenükartenAnz. 6
  • PreislisteAnz. 18
  • AllergiekärtchenAnz. 30
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne diese Punkte kann sich die Standplanung trotz fertigem Marktplan noch ändern.
  • Plane die Fläche erst nach der Zusage der Marktstandbetreiber endgültig. Nummeriere die Stände und verschicke Stand-, Park- und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Markt.
  • Prüfe die Stromwege vor dem Aufbau: Verlängerungskabel müssen mit Kabelmatten gesichert werden, und Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Beleuchtung brauchen fest zugewiesene Anschlüsse.
  • Erfasse Ernährungswünsche und bestätige Lieferanten mindestens 5 Tage vorher. So kannst du das Catering-Menü, Geschirr und Serviermaterial passend zur erwarteten Anzahl vorbereiten.
  • Kühle Getränke am Vortag und stelle haltbare Vorräte getrennt bereit. Reserviere fehlende Marktstände, Zelte, Tische, Sitzgelegenheiten und Kassen- oder Kartenlesegeräte spätestens eine Woche vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Standbetreiber, Lieferanten und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Markt angefragt werden.
Was muss man für einen Neujahrsmarkt beantragen?
Prüfe je nach Gelände und Größe mindestens Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen. Kläre diese Punkte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit den zuständigen Stellen.
Wann sollte der Marktplan verschickt werden?
Erstelle Standnummerierung und Marktplan, sobald die Verkaufsplätze feststehen. Verschicke den finalen Plan zusammen mit Park- und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Neujahrsmarkt.
Was muss am Tag vor dem Neujahrsmarkt vorbereitet werden?
Kühle Getränke, stelle haltbare Vorräte bereit und kontrolliere Materialien, Geschirr, Kassen- und Kartenlesegeräte. Prüfe außerdem Beleuchtung, Funkgeräte sowie Kabel und Kabelmatten vor dem Aufbau.

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