Organiser un marché du chocolat sans rien oublier

Un marché du chocolat demande plus qu’une série de stands et quelques dégustations. Il faut réserver le lieu, obtenir l’autorisation du marché, vérifier l’assurance et coordonner les fournisseurs avant de communiquer la date. La préparation porte aussi sur les inscriptions, les allergènes, les paiements, les boissons, les déchets et la circulation entre les points de vente. Cette checklist regroupe les 73 tâches et les 63 fournitures du plan, dans l’ordre où les organiser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Vérifier l’assurance
Réserver des stands de chocolat
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan du marché
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les toilettes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Répartir les stands et les points de vente
2 personnes
Fixer les accords sur les prix
2 personnes
Inventorier les produits de dégustation
2 personnes
Établir les menus
2 personnes
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Partager les informations sur les fournisseurs
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons et le chocolat
2 personnes
Préparer les numéros de table
Préparer les tickets de caisse
Préparer le briefing des bénévoles
Inspecter le site
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les nappes
2 personnes
Aménager les stands de chocolat
6 personnes
Installer les stations de dégustation
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Installer le point café
2 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Les fournisseurs accueillent les visiteurs
8 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Présenter les dégustations
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les gobelets de dégustation
2 personnes
Réapprovisionner les serviettes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Ajuster les stocks
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Assurer le message de clôture
Clôturer les ventes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer le chocolat en toute sécurité
4 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Faire le départ des prestataires
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 18
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 48
Guichets pliantsqté 4
Nappesqté 22
Présentoirsqté 18
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 18
Petits bolsqté 36

Décoration

Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Décorations de tableqté 18
Porte-menusqté 24
Étiquettes de prixqté 120
Cartes allergènesqté 30
Panneaux de directionqté 12
Bannières d’informationqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Thermosqté 6
Fontaines à chocolatqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuissonqté 6
Gants de cuisineqté 6
Bacs alimentairesqté 24
Supports pour film alimentaireqté 4
Louches doseusesqté 6
Égouttoirsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Boîtes de gantsqté 6

Catering

Gobelets de dégustationqté 1200
Serviettes en papierqté 1500
Sachets de chocolatqté 600
Boîtes cadeauxqté 300
Papier cuissonqté 6
Bacs de stockage fermablesqté 30
Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu, le permis de marché et l’assurance : ces quatre éléments conditionnent les réservations, la communication et les fournisseurs. Prévois plusieurs semaines avant l’ouverture pour obtenir les validations nécessaires.
Dessine le plan du marché avant d’attribuer les stands. Place les tables de marché, les points de vente, les dégustations, les toilettes et les points d’alimentation de façon à garder des passages dégagés.
Demande les informations alimentaires au moment des inscriptions, puis prépare une carte allergènes pour chaque produit concerné. Les menus et les étiquettes de prix doivent être finalisés avant l’installation des stands.
Confirme les fournisseurs et les accords sur les prix avant d’acheter les quantités finales. Pour les boissons et le chocolat sensibles à la chaleur, prévois leur refroidissement le jour précédent et vérifie les réfrigérateurs ou glacières disponibles.
Planifie les bénévoles par créneaux couvrant l’installation, l’accueil, les paiements et le rangement. Commande l’argent liquide à l’avance, teste les terminaux de paiement et réserve l’enlèvement des déchets avant le jour du marché.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché du chocolat ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le lieu, demander le permis, vérifier l’assurance, réserver les stands et confirmer les fournisseurs avant d’envoyer les invitations.
Quand faut-il demander le permis pour un marché du chocolat ?: Dépose la demande dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Vérifie aussi les exigences de l’assurance et les règles locales avant de confirmer les exposants.
Comment gérer les allergènes lors d’un marché du chocolat ?: Recueille les besoins alimentaires lors des inscriptions et demande à chaque fournisseur les informations sur ses produits au moins 2 semaines avant le marché. Prépare ensuite les cartes allergènes et affiche-les avec les menus ou les points de dégustation.
Que faut-il préparer la veille d’un marché du chocolat ?: La veille, vérifie la liste des courses, refroidis les boissons et le chocolat, prépare les menus et les étiquettes de prix, puis contrôle les tables, tentes, rallonges, caisses et terminaux de paiement. Garde les produits sensibles au frais jusqu’à l’installation.

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